Hvordan beskytter jeg dokumenter og styrer tilgang?

Se hvordan beskyttelsesnivåer, roller og kategoriinnstillinger avgjør hvem som kan se eller endre et dokument.

Dokumentbeskyttelse begrenser hvem som kan endre eller åpne et dokument. Tilgangen avgjøres av brukerens rolle, innstillingene på dokumentkategorien og dokumentets beskyttelsesnivå.

Slik beskytter du et dokument

1. Finn dokumentet du ønsker å beskytte.
2. Klikk på menyen med tre prikker og velg Beskytt.
3. Velg ønsket beskyttelsesnivå og klikk på Beskytt og legg til varsler.

Beskyttelsesnivåer for dokumenter

• Ingen beskyttelse: Brukere med nødvendige rettigheter kan vise, laste ned, redigere og slette dokumentet.
• Skrivebeskyttelse: Dokumentet kan forhåndsvises og lastes ned, men kan ikke redigeres. Bruk dette nivået for dokumenter som er ferdige og ikke skal endres.
• Lesebeskyttelse: Dokumentet kan ikke forhåndsvises, lastes ned eller redigeres. Bruk dette nivået når dokumentet kun skal være tilgjengelig for brukere med nødvendig tilgang.

Når du velger et beskyttelsesnivå for dokumentet, oppdateres oversikten automatisk. Den viser hvilke roller som kan se og redigere dokumentet, kun se dokumentet eller ikke har tilgang. Du kan bruke oversikten til å kontrollere tilgangen før beskyttelsen lagres.

Tilgang per rolle og beskyttelsesnivå

Merk

Innstillingene på dokumentkategorien kan også påvirke tilgangen.

Beskyttelsesleder for dokumentbeskyttelse

Den som setter skrive- eller lesebeskyttelse på et dokument, blir automatisk beskyttelsesleder. Så lenge beskyttelseslederen har en aktiv bruker i Simployer Classic, er det kun beskyttelseslederen som kan oppheve beskyttelsen.

Beskyttelseslederen kan endre beskyttelsesnivået, oppheve beskyttelsen og velge hvem som skal varsles dersom beskyttelsen fjernes.

Selv om brukere med rollen dokumentadministrator har tillatelse til å administrere dokumenter, skal de som hovedregel ikke ha direkte tilgang til beskyttede dokumenter. Dokumentadministratorer må aktivt fjerne dokumentbeskyttelsen før de får tilgang til dokumentet.

Dette innebærer ingen reduksjon i dokumentadministratorenes rettigheter. Det sørger for at beskyttede dokumenter ikke kan åpnes uten at noen tar et bevisst valg. Dette bygger på prinsippet om «compliance by design». Dokumentadministratoren har fortsatt ansvar for å sikre at beskyttelsen kun fjernes dersom det finnes støtte for dette i gjeldende lovgivning, for eksempel regelverk knyttet til etterlevelse.

Varsling ved fjerning av dokumentbeskyttelse

Du kan legge til personer som skal varsles dersom dokumentbeskyttelsen fjernes. Hvis en dokumentadministrator fjerner beskyttelsen, sendes et varsel til personen som opprettet beskyttelsen og alle som er valgt som mottakere av varselet.

Hvis beskyttelseslederen slutter

Hvis beskyttelseslederen blir deaktivert i Simployer Classic, kan en dokumentadministrator overta administrasjonen av dokumentet. Dette sikrer at dokumentet fortsatt kan administreres når personen som opprettet beskyttelsen, ikke lenger er aktiv.

Tips

Bruk dokumentbeskyttelse når dokumenter ikke skal kunne endres eller gjøres tilgjengelige uten at noen aktivt opphever beskyttelsen.