Rapportera tid eller frånvaro i Simployer One

Hur du rapporterar arbetade timmar och/eller frånvaro som anställd

OBS: Rapportering av tid i Simployer One är frivillig och kan endast aktiveras av en ägare eller administratör i din organisation i Simployer One.

I den här artikeln förklarar vi hur tidrapportering fungerar i Simployer One, men för att lära dig mer om hur din organisation vill att du ska rapportera arbetade timmar eller avvikande timmar, frånvaro som föräldraledighet, sjukfrånvaro etc., hänvisa alltid till din HR eller din chef.

Om din arbetsgivare har aktiverat denna funktion kommer du att få en påminnelse och ett meddelande till din e-post när det är dags att skicka in din tidrapport.

Förstå din tidrapport

Först och främst. Din tidrapport är det du använder för att rapportera antingen dina arbetade timmar och/eller avvikande timmar (mer om detta senare).

Nedan hittar du en guide om hur du förstår en tidrapport.

• Perioden för tidrapporten. Här kan du även ändra period och navigera mellan dem.
• Autofyll för saknade poster. Lägger till arbetade timmar för alla saknade poster. Systemet hoppar automatiskt över helger och redan rapporterade datum.
• Skicka-knappen. Använd denna för att skicka tidrapporten för godkännande.
• Du kan slå på eller av icke-arbetsdagar via denna växel.
• Rapportera frånvaro-knappen, där du kan lägga till frånvaroförfrågningar.
• Sammanfattningen visar vad som har rapporterats på vilken datum, antal timmar som rapporterats och saknade poster.
• Här lägger du till arbetade timmar till en tidrapport. Tidrapporten accepterar flera poster per datum.

Rapportera arbetade timmar (t.ex. som timanställd)
För anställda med en lön baserad på arbetade timmar kan du bli ombedd att rapportera dessa timmar till din tidrapport i Simployer One.

Om detta gäller dig, följ guiden nedan för att lära dig hur du rapporterar arbetade timmar.

1. Gå till Hantera tid > Rapportera tid.
2. Börja med att gå till den period du ska rapportera för. Detta görs genom att använda pilarna längst upp till höger på tidrapporten.
3. Här kan du göra det på två olika sätt:
   • Alternativ A: Använd knappen Autofyll saknade poster för att markera att du har arbetat alla timmar enligt din arbetsvecka under hela perioden utan avvikelser, eller om de redan har lagts till automatiskt (gäller endast om du har använt vår Frånvaro-funktion). Helger och icke-arbetsdagar kommer att hoppa över.
   • Alternativ B: Välj relevant datum och fyll i hur många timmar du har arbetat och upprepa tills hela perioden är klar.
4. För att ta bort eller redigera rapporterad tid för ett datum, gå till det datumet och klicka på papperskorgssymbolen.
5. Granska din tidrapport när du har slutfört rapporteringen av dina arbetade timmar och klicka på Skicka för att skicka den till din chef för godkännande. Din tidrapport kommer nu att ha en status högst upp som bekräftar att den har skickats.

OBS: Inlämnade tidrapporter kan inte redigeras. I dessa fall måste din chef först avslå din tidrapport, vilket gör att du kan korrigera den om det behövs innan du skickar in den igen.

Rapportera avvikande timmar eller frånvaro
Om du har en månadslön eller fast ersättning kan du istället bli ombedd att rapportera din frånvaro för varje period. Konceptet är liknande som att rapportera arbetade timmar, men denna gång rapporterar vi bara de avvikande timmarna.

Om du har använt vår Frånvaro-funktion korrekt, dvs. rapporterat och begärt ledighet i förväg, kommer dessa ledigheter redan att vara inlagda i din tidrapport.

1. Gå till Hantera tid > Rapportera tid.
2. Börja med att gå till den period du ska rapportera för. Detta görs genom att använda pilarna längst upp till höger på tidrapporten.
3. Granska de redan rapporterade frånvarorna som är inlagda i din tidrapport. Om de inte är korrekta, ta bort dem genom att klicka på dem och sedan radera dem.
4. För att lägga till saknade frånvaror, välj datumet och klicka på Rapportera frånvaro.
5. Välj korrekt ledighetstyp, varaktighet och tryck på Skicka förfrågan.
6. Upprepa tills hela perioden är klar och klicka på Skicka.

OBS: Inlämnade tidrapporter kan inte redigeras. I dessa fall måste den person som godkänner tidrapporten först avslå din tidrapport, vilket gör att du kan korrigera den om det behövs innan du skickar in den igen.

Efter inlämning av tidrapport
Du kommer att bli meddelad när din tidrapport har godkänts eller avslagits. Om den har blivit avslagen får du ett nytt meddelande om det samt en kommentar eller anteckning.