Ställa in tidrapportering och tidrapporteringspolicyer

Aktivering av tidrapportering och skapande av tidrapporteringspolicyer

Tidrapportering är en av våra mest populära funktioner. Även om den inte är obligatorisk, uppskattar många användare att ha allt samlat i Simployer One istället för att använda externa system.

Om du är osäker på hur tidrapporteringsfunktionen kan gynna din organisation, tveka inte att kontakta oss för mer information.

Aktivering av tidrapportering

Tidrapporteringsfunktionen är avstängd som standard och måste aktiveras av en Ägare eller Administratör.

För att aktivera denna funktion:

1. Gå till Inställningar > Tidrapportering > Aktivera tidrapportering.
2. När funktionen har aktiverats behöver du skapa minst en tidrapporteringspolicy, som definierar reglerna för tidrapportering och vilka anställda den gäller för.

Skapa en tidrapporteringspolicy

För att kunna använda tidrapportering måste företaget ha minst en aktiv tidrapporteringspolicy. Om det finns olika regler för olika grupper av anställda, kan du skapa flera policyer vid behov.

OBS: Vi rekommenderar att du inte lägger till anställda i policyerna förrän du börjar bjuda in dem till Simployer One. Du kan dock skapa policyerna i förväg.

Följ stegen nedan för att skapa din första policy:

1. Som Ägare eller Administratör, gå till Inställningar -> Tidrapportering -> + Ny policy.
2. Fyll i nödvändig information:
   • Namn: Namnge din policy, t.ex. "Allmän", "Timanställda", "Konsulter" osv.
   • Allmänt: Aktivera projektbaserad tidrapportering, stämpla in/ut, eller inaktivera automatisk inlämning.
   • Rapporteringsintervall: Välj mellan veckovis eller månadsvis tidrapportering.
   • Deadline för inlämning: Ange sista dagen för inlämning innan tidrapporten automatiskt skickas för godkännande.
   • Godkännande av tidrapport: Hur många dagar efter deadline ska chefer få en påminnelse om att godkänna rapporter?
   • Policy-medlemmar: Ska policyn gälla alla i företaget eller en specifik grupp av anställda (avdelningar, kontor osv.)?
   • Godkännare: Vem ska godkänna tidrapporter som skickas in via denna policy?

Notera: Alla dessa inställningar kan redigeras vid behov i efterhand.

Skapa projekt för tidrapportering

Om du i föregående steg aktiverade projektbaserad tidrapportering, behöver du nu ställa in projekten. Följ dessa steg:

• Gå till Hantera tid > Projekt.
  • Denna flik visas endast om minst en tidrapporteringspolicy har aktiverat projektspårning.
• Klicka på Skapa nytt projektoch fyll i nödvändiga fält:
  • Namn
  • Beskrivning
  • Kod
  • Länk (valfritt)
    
    

1. Projekten kommer nu att vara synliga för de anställda som omfattas av policyn. De kan registrera hur många timmar de har arbetat på varje projekt. 
   
   

Viktigt att tänka på

För att en anställd ska kunna rapportera tid i Simployer One måste följande krav vara uppfyllda:

De måste vara inkluderade i en tidrapporteringspolicy.
De måste ha en aktiv anställning.
Om de läggs till i en policy efter att en ny period har börjat, måste Ägare/Administratör manuellt skapa den första tidrapporten.

• Från och med nästa period kommer systemet att generera tidrapporten automatiskt.

För att skapa en tidrapport manuellt:

1. Gå till den anställdes profil.
2. Klicka på fliken "Rapportera tid".
3. Om ingen tidrapport har skapats automatiskt, klicka på "Skapa"-knappen.
4. Den anställde kommer nu att kunna registrera tid som vanligt.