Anställd- och företagsdokument

Hur du använder Simployer One för att ladda upp och lagra viktiga dokument

För att göra det enklare för anställda, HR och organisationen att hitta alla dokument som rör en anställd eller för att dela viktig information, till exempel personalhandböcker eller riktlinjer, kan du ladda upp dessa i Simployer One.

Vi möjliggör att du kan dela dessa både på företagsnivå och på anställdnivå med begränsad åtkomst vid behov. Det går också att skapa mappar, undermappar och ladda upp länkar om du till exempel vill dela något från Notion, Drive/SharePoint osv.

Du kan även ladda upp dokument och ange utgångsdatum, vilket skickar aviseringar till alla som har åtkomst till dokumenten. Det tar inte bort filen, men är en bra påminnelse att ta bort filen vid angivet datum.

När du går till Dokument i Simployer One hittar du fyra olika sektioner för delning av dokument:

• Mina dokument

• Profilmapp

• Delade dokument

• Företagsmappar

Du kommer också att märka att det finns två sätt att dela åtkomst till en fil: Skrivåtkomst och Läsåtkomst. Skrivåtkomst ger rätt att redigera dokument/länk/mapp medan Läsåtkomst endast ger rätt att ladda ner och läsa filen.

Låt oss gå igenom de olika sätten att lagra och dela dokument!

Mina dokument
Oavsett vilken behörighet du har i Simployer One, har alla sin egen sektion där du kan ladda upp filer (“Mina dokument”) och dela viktiga dokument med andra om du vill.

Till exempel kan det finnas känslig information som du bara vill att din närmsta chef eller HR ska ha tillgång till. Eller som HR kanske du vill dela viktiga dokument med ditt team, istället för att ladda upp separata dokument på varje kollegas profil – då kan du göra detta här och dela med rätt personer.

1. Gå till Dokument > Mina dokument för att ladda upp vad som behövs och välj vilka personer du vill dela med.
2. Uppe till höger kan du välja att ladda upp en länk, skapa en mapp eller ladda upp ett dokument från din dator. Du kan även dra och släppa filer.

För de personer du delar med kommer filerna att finnas under “Delade dokument” från deras perspektiv, medan du som uppladdare hittar dem i “Mina dokument”.

Profilmapp
Ofta finns dokument kopplade till en anställd som du vill ha kopplade till deras profil, till exempel anställningsavtal, diplom eller mötesanteckningar. Då är “Profilmapp” ett bra val.

Huvudskillnaden mellan “Profilmapp” och “Mina dokument” är att filer som laddas upp i Profilmapp automatiskt delas med alla Ägare, Administratörer, Chef och den anställde (med skrivåtkomst), medan åtkomsten i “Mina dokument” måste läggas till manuellt. Dessa åtkomster kan dock ändras i efterhand.

1. Gå till den anställde och öppna Dokument från toppmenyn.

2. Ladda upp dokument eller länkar och ta bort eventuella standardåtkomster om det behövs.

Observera: Personer med skrivåtkomst har automatiskt läsåtkomst, så du kan inte ta bort läsåtkomst utan att först ta bort skrivåtkomst.

Delade dokument

När du besöker “Delade dokument” på en anställds profil ser du alla filer och mappar som:

• Den anställde har delat med dig från sina “Mina dokument”

• Du har delat med dem från dina “Mina dokument”

• Andra har delat med dig från sina “Mina dokument”

Detta är en sammanställning av delade dokument där du inte kan ladda upp nya filer, men redigering är möjligt.

Företagsdokument

Under “Företagsdokument” hittar du alla dokument och länkar som delats med alla i företaget, till exempel handböcker, riktlinjer eller annan viktig information.

Observera: Endast Ägare och Administratörer kan ladda upp filer till denna mapp, och alla anställda har läsåtkomst. Skrivåtkomst kan justeras.

Skriv- och läsåtkomst
Som nämnt finns två typer av åtkomst: Skrivåtkomst och Läsåtkomst, vilket gäller för länkar, mappar och dokument.

• Skrivåtkomst ger rätt att ändra åtkomster, flytta filer till mappar, radera filer samt sätta utgångsdatum med aviseringar.

• Läsåtkomst ger endast rätt att ladda ner och läsa.

Observera: Skrivåtkomst ger automatiskt läsåtkomst, så man kan inte ta bort läsåtkomst om man har skrivåtkomst.

Några saker att tänka på:

• Allt som laddas upp i en anställds Profilmapp delas automatiskt med Ägare, Administratörer, Chef och anställd med skrivåtkomst, men detta kan ändras efteråt.

• Företagsdokument delas alltid med alla anställda (läsåtkomst).

Mappar
Mappar är ett utmärkt sätt att strukturera och organisera dina dokument, samt att enkelt ge åtkomst till många dokument för samma grupp. Du kan till exempel skapa en mapp med innehåll endast för vissa avdelningar eller kontor, till exempel HR eller Sveriges kontor.

För att skapa en mapp, klicka på mappikonen uppe till höger.

Ställ in skriv- och/eller läsåtkomst och ladda sedan upp undermappar eller innehåll.

Observera: Alla dokument och undermappar ärver automatiskt åtkomsträttigheterna från överordnad mapp, om det inte ändras manuellt.

Exempel 1: Mapp A har HR-avdelningen i läsåtkomst. Då delas alla filer i den mappen med HR-avdelningen.

Exempel 2: Mapp A har HR-avdelningen i läsåtkomst. Under Mapp A finns undermappen “Undermapp 1” där endast HR-chefen