Anställd- och företagsdokument

Anställd- och företagsdokument

Så använder du Simployer One för att ladda upp och lagra viktiga dokument

För att göra det enkelt för medarbetare, HR och organisationen att hitta dokument kopplade till en medarbetare – eller dela viktig information som personalhandböcker och policyer – kan du ladda upp dokument i Simployer One.

Dokument kan delas både på företagsnivå och medarbetarnivå, med begränsad åtkomst vid behov. Du kan även skapa mappar och undermappar samt lägga till länkar, till exempel till Notion, Drive eller SharePoint.

Du kan också ange utgångsdatum för dokument. Det skickar notifieringar till alla som har tillgång till dokumentet. Filen tas inte bort automatiskt, men funktionen är ett bra stöd för påminnelser och dokumenthantering.

I Dokument i Simployer One finns fyra områden:  

• Mina dokument

• Profilmapp

• Delade dokument

• Företagsmappar

Det finns två typer av behörighet:

• Skrivbehörighet – redigera, flytta och ta bort

• Läsbehörighet – läsa och ladda ner

Mina dokument

Alla har ett eget område som heter Mina dokument – en privat plats där du hanterar filer du själv äger.

Ladda upp dokument

1. Gå till Dokument > Mina dokument   

2. Uppe till höger kan du:

   • ladda upp en länk

   • skapa en mapp

   • ladda upp ett dokument

   • eller dra och släppa filer

Som standard är innehållet privat. Om du delar något med en kollega visas det i deras Delade dokument, med läs- eller skrivbehörighet beroende på vad du valt.

Profilmapp

Profilmappen är ett utrymme där Ägare, Administratörer och närmaste chef kan lägga till dokument direkt på en medarbetares profil.

Medarbetaren har som standard full tillgång. Detta är rätt plats för dokument som:

• anställningsavtal

• betyg

• certifikat

Behörighet styrs av grundinställningar som Ägare definierar, men kan justeras manuellt.

Obs:
Skrivbehörighet ger automatiskt läsbehörighet. För att ta bort läsbehörighet måste skrivbehörigheten först tas bort.

Delade dokument

Delade dokument innehåller alla mappar, dokument och länkar som andra har delat med dig.

• Du kan läsa och redigera beroende på behörighet

• Du kan inte ladda upp nya filer direkt här

Härifrån når du även:

Företagsdokument

I Företagsdokument finns filer som delas med hela organisationen.

• Endast Ägare och Administratörer kan ladda upp

• Alla har automatiskt läsbehörighet, som inte kan ändras

Läs- och skrivbehörighet

Det finns två behörighetsnivåer:

• Skrivbehörighet

  • Hantera behörigheter

  • Flytta eller ta bort filer

  • Ange utgångsdatum och notifieringar

• Läsbehörighet

  • Öppna och ladda ner dokument

Obs:
Skrivbehörighet inkluderar alltid läsbehörighet.

Mappar

Mappar hjälper dig att organisera innehåll och styra behörighet för flera dokument samtidigt, till exempel per kontor eller avdelning.

Skapa en mapp

1. Klicka på mappikonen uppe till höger

2. Ange läs- och/eller skrivbehörighet

3. Lägg till undermappar eller dokument

Obs:
Undermappar och dokument ärver automatiskt behörigheten från huvudmappen om inget annat anges.