Ansatt- og bedriftsdokumenter

Hvordan bruke Simployer One til å laste opp og lagre viktige dokumenter

For å gjøre det enklere for ansatte, HR og organisasjonen å finne alle dokumenter knyttet til en ansatt, eller for å dele viktig informasjon som for eksempel medarbeiderhåndbøker eller retningslinjer, kan du laste opp disse i Simployer One.

Vi gir deg muligheten til å dele dokumentene både på bedriftsnivå og på ansattnivå med begrenset tilgang om ønskelig. Det er også mulig å lage mapper, undermapper og laste opp lenker hvis du for eksempel vil dele noe fra Notion, Drive/SharePoint osv.

Du kan også laste opp dokumenter og sette utløpsdatoer, som vil sende varsler til alle som har tilgang til dem. Dette sletter ikke filen, men er en fin påminnelse om å slette filen på et bestemt tidspunkt.

Når du besøker Dokumenter i Simployer One, finner du fire forskjellige seksjoner for deling av dokumenter:

• Mine dokumenter

• Profilmappe

• Delte dokumenter

• Bedriftsmapper

Du vil også legge merke til at det finnes to måter å gi tilgang til en fil på: Skrivetilgang og Lesetilgang. Skrivetilgang gir rett til å gjøre endringer i dokument/lenke/mappe, mens Lesetilgang kun gir rett til å laste ned og lese filen.

La oss se nærmere på de forskjellige måtene å lagre og dele dokumenter på!

Mine dokumenter
Uansett hvilken tilgang du har i Simployer One, har alle sin egen seksjon hvor man kan laste opp filer (“Mine dokumenter”) og dele viktige dokumenter med andre hvis ønskelig.

For eksempel kan det være sensitiv informasjon som du kun ønsker at din nærmeste leder eller HR skal ha tilgang til. Eller som HR ønsker du kanskje å dele viktige dokumenter med teamet ditt, i stedet for å laste opp et dokument på hver enkelt ansatts profil. Da kan du gjøre dette herfra og dele med de det gjelder.

1. Gå til Dokumenter > Mine dokumenter for å laste opp det som trengs og velg hvem du vil dele med.
2. Oppe til høyre kan du velge å laste opp en lenke, opprette en mappe eller laste opp et dokument fra datamaskinen. Du kan også dra og slippe filer.

For de personene du deler med, vil filene du har valgt å dele finnes under “Delte dokumenter” sett fra deres perspektiv, mens du som eier finner alle filene dine i “Mine dokumenter”.

Profilmappe
Ofte vil det finnes dokumenter knyttet til en ansatt som du ønsker å ha tilknyttet profilen deres, for eksempel arbeidsavtaler, vitnemål eller referat fra tidligere møter. Da er “Profilmappe” et godt valg.

Hovedforskjellen mellom “Profilmappe” og “Mine dokumenter” er at filer som lastes opp i Profilmappe automatisk deles med alle Eiere, Administratorer, Leder og den ansatte (med skrivetilgang), mens tilgang til filer i “Mine dokumenter” må legges til manuelt. Tilgangene kan likevel endres i etterkant hvis du ønsker å fjerne noen.

1. Gå til den ansatte og åpne Dokumenter fra toppmenyen.

2. Last opp dokumenter eller lenker, og fjern eventuelle standardtilganger hvis ønskelig.

Merk: Personer med skrivetilgang vil automatisk ha lesetilgang, så du kan ikke fjerne lesetilgang uten å først fjerne skrivetilgang.

Delte dokumenter

Når du besøker “Delte dokumenter” på en ansatts profil, ser du alle filer og mapper som:

• Den ansatte har delt med deg fra sine “Mine dokumenter”

• Du har delt med dem fra dine “Mine dokumenter”

• Andre har delt med deg fra sine “Mine dokumenter”

Dette er en oversikt over delte dokumenter, og her kan du ikke laste opp nye filer, men du kan redigere eksisterende.

Bedriftsdokumenter

Under “Bedriftsdokumenter” finner du alle dokumenter og lenker som er delt med alle i selskapet, for eksempel håndbøker, retningslinjer eller annen viktig informasjon.

Merk: Kun Eiere og Administratorer kan laste opp filer til denne mappen, og alle ansatte vil ha lesetilgang. Skrivetilgang kan justeres.

Skrive- og lesetilgang
Som nevnt finnes to typer tilgang: Skrivetilgang og Lesetilgang, som gjelder for lenker, mapper og dokumenter.

• Skrivetilgang gir rett til å endre tilganger, flytte filer til mapper, slette filer og sette utløpsdatoer med varsler.

• Lesetilgang gir kun rett til å laste ned og lese.

Merk: Skrivetilgang gir automatisk lesetilgang, så man kan ikke fjerne lesetilgang hvis man har skrivetilgang.

Noen ting å huske på:

• Alt som lastes opp i en ansatts Profilmappe deles automatisk med Eier, Administrator, Leder og ansatt med skrivetilgang, men dette kan endres ved å fjerne tilganger i etterkant.

• Bedriftsdokumenter deles alltid med alle ansatte (lesetilgang).

Mapper
Mapper er en fin måte å organisere dokumentene dine på, og gir deg også mulighet til å sette tilgang for mange dokumenter til samme gruppe enkelt. For eksempel kan du lage en mappe med innhold kun for visse avdelinger eller kontorer, som HR eller Sverige-kontoret.

• For å lage en mappe, klikk på mappeikonet øverst til høyre.
• Sett skrivetilgang og/eller lesetilgang, og last deretter opp undermapper eller innhold.

Merk: Alle dokumenter og undermapper arver automatisk tilgangsrettighetene til hovedmappen, med mindre du manuelt endrer dem.

Eksempel 1: Mappen A har HR-avdelingen med lesetilgang. Da vil alle filer i denne mappen deles med HR-avdelingen.

Eksempel 2: Mappen A har HR-avdelingen med lesetilgang, og undermappen “Undermappe 1” har kun HR-leder med lesetilgang. Da vil filer i undermappen kun være tilgjengelig for HR-lederen.