Ansatt- og bedriftsdokumenter

Ansatt- og bedriftsdokumenter

Slik bruker du Simployer One til å laste opp og lagre viktige dokumenter

For å gjøre det enkelt for ansatte, HR og organisasjonen å finne dokumenter knyttet til en ansatt – eller dele viktig informasjon som personalhåndbøker og retningslinjer – kan du laste opp dokumenter i Simployer One.

Du kan dele dokumenter både på virksomhetsnivå og ansattnivå, med begrenset tilgang ved behov. Det er også mulig å opprette mapper og undermapper, samt laste opp lenker dersom du for eksempel vil dele innhold fra Notion, Drive eller SharePoint.

Du kan i tillegg angi utløpsdato på dokumenter. Dette utløser varsler til alle som har tilgang til dokumentet. Filen slettes ikke automatisk, men dette er en effektiv måte å bli minnet på å rydde eller slette filer til riktig tid.

Når du går til  Dokumenter   i Simployer One, finner du fire ulike områder for deling:

• Mine dokumenter

• Profilmappe

• Delte dokumenter

• Firmamapper

Du vil også se at det finnes to typer tilgang:

• Skrivetilgang – gir rett til å redigere, flytte og slette

• Lesetilgang – gir rett til å lese og laste ned

Mine dokumenter

Alle har sitt eget område kalt Mine dokumenter – en privat mappe der du kan laste opp og administrere filer du selv eier.

Slik laster du opp dokumenter

1. Gå til Dokumenter > Mine dokumenter   

2. Øverst til høyre kan du:

   • laste opp en lenke

   • opprette en mappe

   • laste opp et dokument

   • eller dra og slippe filer direkte

Som standard er det kun du som har tilgang til innholdet her. Dersom du deler et dokument med en kollega, kan du gi lese- eller skrivetilgang. Når dokumentet deles, vises det i mottakerens Delte dokumenter.

Profilmappe

Profilmappen er et område der Eiere, Administratorer og nærmeste leder kan legge dokumenter direkte på en ansatts profil.

Som standard har den ansatte full tilgang til dokumentene som deles her. Dette er typisk stedet for dokumenter som:

• arbeidsavtaler

• vitnemål

• sertifikater

Tilgang styres av standardoppsettet definert av Eier (se Rettigheter), men kan overstyres manuelt ved behov.

Merk:
Alle med skrivetilgang har automatisk lesetilgang. For å fjerne lesetilgang må skrivetilgang først fjernes.

Delte dokumenter

Delte dokumenter er stedet der du finner alle mapper, dokumenter og lenker som andre har delt med deg.

Dette er en samling av delte filer:

• Du kan lese og redigere (avhengig av tilgang)

• Du kan ikke laste opp nye filer direkte her

Herfra blir du også videresendt til:

Firmadokumenter

I Firmadokumenter finner du dokumenter og lenker som er delt med hele organisasjonen.

• Kun Eiere og Administratorer kan laste opp filer

• Alle ansatte har automatisk lesetilgang, og denne kan ikke endres

Skrive- og lesetilgang

Det finnes to tilgangsnivåer som gjelder for mapper, dokumenter og lenker:

• Skrivetilgang

  • Endre tilganger

  • Flytte eller slette filer

  • Angi utløpsdato og varsler

• Lesetilgang

  • Åpne og laste ned dokumenter

Merk:
Skrivetilgang inkluderer alltid lesetilgang. Lesetilgang kan ikke fjernes uten å først fjerne skrivetilgang.

Mapper

Mapper hjelper deg å strukturere innhold og styre tilgang for flere dokumenter samtidig – for eksempel per kontor, avdeling eller utvalgte personer.

Slik oppretter du en mappe

1. Klikk på mappeikonet øverst til høyre

2. Angi lese- og/eller skrivetilgang

3. Last opp undermapper eller dokumenter

Merk:
Undermapper og dokumenter arver automatisk tilgangene fra overordnet mappe, med mindre de endres manuelt.