Konfigurera Simployer Ones visselblåsarportal

Så här aktiverar du visselblåsningsfunktionen

Observera: Du måste vara "Ägare" i Simployer One för att kunna aktivera och redigera denna funktion.

Att ha en process eller ett system för visselblåsning blir alltmer ett krav för företag – särskilt med nya lagar och regler som inte får ignoreras.

Visselblåsningsfunktionen i Simployer One finns tillgänglig i alla våra paket. Den är ett enkelt sätt att införa denna process – och det bästa är att det bara tar några minuter att sätta upp!

Av integritets- och säkerhetsskäl visas inte portalen i Simployer Ones vanliga meny. Detta möjliggör även att du kan dela länken externt, till exempel med kandidater eller leverantörer – vilket ofta krävs enligt lag. Du kan läsa mer om hur du delar visselblåsarportalen här.

Här är också två guider som du kan dela fritt med både anställda och externa parter:

• Guide för ärendeansvarig 
• Guide för visselblåsare 

Så här konfigurerar du visselblåsarportalen

Se video här 

• Gå till Inställningar > Visselblåsning, och aktivera funktionen med reglaget.
• Företagstoken: Detta blir en del av din unika portal-URL: whistle.alexishr.com/report/DITT_FÖRETAG
• E-post för ärendeansvarig: Den person som ska få notiser om nya ärenden och uppdateringar, samt ha åtkomst till alla ärenden. Fältet är skiftlägeskänsligt, så vi rekommenderar att du använder endast små bokstäver.

Simployer One stöder för närvarande endast en ansvarig person. Detta kan vara en anställd eller en extern part.
Titel och beskrivning: Detta visas i portalen och kan användas för ytterligare instruktioner.

Glöm inte att klicka på "Spara inställningar" innan du lämnar sidan.

Sprida länken till visselblåsarportalen

När portalen är konfigurerad bör du se till att länken och guiderna finns tillgängliga för alla som behöver dem. Du kan göra det på flera sätt:

För anställda:

1. Lägg till länken och guiderna i Dokument > Företagsdokument

2. Skapa ett meddelande i Dashboarden 

3. Inkludera det i er personalhandbok med en tydlig sektion om visselblåsning 

För externa parter:
För att uppfylla lagkrav måste även externa aktörer (som kandidater, leverantörer m.fl.) informeras.
Du kan t.ex. dela länken i:

• Sidfoten på er hemsida

• En särskild undersida

• Karriärsidor

• E-postsignaturer

Säkerhet och integritet

För att säkerställa full anonymitet ligger visselblåsarportalen utanför Simployer Ones huvudapplikation. Det finns ingen spårning, och inga användardata sparas – om inte visselblåsaren själv anger sina uppgifter.

Den ärendeansvarige verifieras via en länk som skickas till deras e-postadress. Detta gör det möjligt att även använda externa parter som ärendeansvariga – men också viktigt att den angivna e-posten alltid är korrekt och tillgänglig.