Export av anställda data från SImployer til Fortnox

Information om hur integrationen till Fortnox fungerar gällande import, export och uppdatering av anställda

Obs: Detta kräver att du har konfigurerat en integration mot Fortnox. Läs mer här

Översikt

Denna integration till Fortnox använder säkra API:er för att möjliggöra en smidig integration av centrala anställdadata mellan de två systemen. Anställda kan skapas från båda systemen, men vi rekommenderar starkt att ha ett system som den enda källan för alla era anställdedata.

Du kan läsa mer här om de detaljerade integrationsdatafälten som uppdateras i varje system.

Denna artikel handlar om hur du exporterar från Simployer till Fortnox. För att se hur du importerar från Fortnox till Simployer, se artikel: Importera anställdedata från Fortnox till Simployer.

Exportera anställdavisning

För att exportera anställda från Simployer One till Fortnox, navigera till Personer - Exportera/Importera - Fortnox - Exportera.

Här landar du på fliken Länkad, men två andra flikar finns också:

• Simployer One - Alla anställda i Simployer One som inte har exporterats (länkats) till Fortnox

• Länkad - Alla anställda i Simployer One som har exporterats (och länkats) till Fortnox

• Alla - Alla ovanstående
  
  

Första gången du besöker denna sida kommer fliken Länkad att vara tom, men om du har exporterat/länkade anställda kan du:

• Avlänka anställda: Om du av någon anledning inte längre vill ha denna anställd länkad till Fortnox.

• Exportera: Välj alla eller en delmängd av länkade anställda och "uppdatera" dem i Fortnox.

• Avbryta: Ångra och gå tillbaka till Exportera/Importera-vyn.

Uppdatera Fortnox-data : Beroende på företagets storlek har det funnits tillfällen då importeringen av Fortnox nuvarande tillstånd har tagit lite för lång tid. Med denna knapp kan du säkerställa att datan är färsk och trigga en uppdatering när du vill.

Exportera anställda till Fortnox

För att exportera (även kallat länka) anställda till Fortnox för första gången, klicka på fliken Simployer One och välj de anställda som du vill exportera/länka.

I mitt exempel vill jag exportera en anställd till Fortnox och väljer den anställde och klickar sedan på Exportera(1)

En grön banner visas när exporten är klar och den anställde kommer nu att visas i fliken Länkad och även skapas i Fortnox.

Läs mer här om vilka integrationsdatafält som exporteras

Uppdatera anställda i Fortnox

När du har gjort uppdateringar för redan länkade anställda i Simployer One och vill exportera/uppdatera den nya informationen till Fortnox, behöver du bara välja alla eller några av de anställda och klicka på exportera.

Detta uppdaterar sedan de valda användarna i Fortnox med den nya informationen från Simployer One. I exemplet nedan skulle 8 anställda få sina data exporterade till Fortnox och uppdaterade poster.

Läs mer här om vilka integrationsdatafält som exporteras

Koppla bort anställda från Fortnox

Ibland behöver du ta bort kopplingen för en anställd mellan Simployer One och Fortnox. Några av orsakerna kan vara:

• Längre ledighet (som tjänstledighet)
• Tillfälliga ändringar av anställningsstatus
• Behovet av att ta bort den anställde i Fortnox och att exportera den anställde från Simployer One.

I dessa situationer kan du koppla bort den anställde från fliken Länkad och knappen Koppla bort. Den anställde kommer då i Simployer One att "flyttas" till fliken Simployer One.

Obs: Detta påverkar inte den anställde på något sätt i Fortnox, men du kommer inte att kunna fortsätta exportera några ledighetsperioder (eller medarbetardata) för den anställde förrän statusen är Länkad igen.

Matcha anställda från Fortnox

Om du har anställda som finns i båda systemen men som ännu inte har länkats/matchats, navigera till Personer - Exportera/Importera - Fortnox - Importera (fliken Alla).

Med hjälp av kryssrutorna längst till vänster i listan över anställda kan du välja personer och sedan för varje anställd i Fortnox välja den anställd som den ska matchas med i Simployer One.

I exemplet nedan skulle dessa 2 anställda matchas enligt följande:

Fortnox-användaren Puck kommer att matchas med Black Panther

Fortnox-användaren Gamora kommer att matchas med Gamora The First

De skulle sedan importeras (även kallade länkade) och om data uppdateras i Simployer One kan du nu använda exportfunktionen för att uppdatera information i Fortnox.