Integration av anställda med Fortnox

Information om hur integrationen med Fortnox fungerar vad gäller import, export och uppdatering av anställda.

Obs! Detta kräver att du har konfigurerat en integration mot Fortnox. Läs mer här.

Översikt

Denna integration med Fortnox använder säkra API:er för att möjliggöra en smidig synkronisering av centrala anställdadata mellan de två systemen. Anställda kan skapas i båda systemen, men vi rekommenderar starkt att ha ett av systemen som den primära källan ("source of truth") för all anställdadata.

Du kan läsa mer här om vilka datafält som uppdateras i respektive system.

Exportera vy för anställda

För att exportera anställda från Simployer One till Fortnox, gå till:

Personer – Export/Import – Fortnox – Export.

Du hamnar först på fliken Länkade, men det finns även två andra flikar:

• Simployer One – Alla anställda i Simployer One som inte har exporterats (länkats) till Fortnox.
  
• Länkade – Alla anställda i Simployer One som har exporterats (och länkats) till Fortnox.
  
• Alla – Visar alla ovanstående.

Första gången du besöker sidan kommer fliken Länkade att vara tom, men om du har exporterat/länkat anställda kan du:

• Avlänka anställda – Om du inte längre vill att en anställd ska vara länkad till Fortnox.
  
• Exportera – Välj alla eller några av de länkade anställda för att uppdatera dem i Fortnox.
  
• Avbryt – Ångra och gå tillbaka till Export/Import-vyn.

Uppdatera Fortnox-data – I större företag kan inläsningen från Fortnox ibland ta tid. Med denna knapp kan du manuellt trigga en uppdatering för att säkerställa att data är aktuella.

Exportera anställda till Fortnox

För att exportera (även kallat länka) anställda till Fortnox för första gången, klicka på fliken Simployer One och välj de anställda du vill exportera/länka.

I exemplet väljs en anställd att exporteras, därefter klickar man på Exportera (1).

En grön banner visas när exporten är klar, och den anställde kommer att visas i fliken Länkade samt skapas i Fortnox.

Läs mer här om vilka datafält som exporteras

Uppdatera anställda i Fortnox

När du har uppdaterat redan länkade anställda i Simployer One och vill föra över den nya informationen till Fortnox:

Markera de anställda du vill uppdatera.

Klicka på Exportera.

De markerade användarna kommer då att uppdateras i Fortnox med ny data från Simployer One.

Läs mer här om vilka datafält som exporteras

Avlänka anställda från Fortnox

I vissa fall kan du behöva ta bort kopplingen mellan Simployer One och Fortnox för en anställd, till exempel:

• Långtidsfrånvaro (t.ex. tjänstledighet)
  
• Tillfällig förändring i anställningsstatus
  
• Behov av att ta bort anställd i Fortnox och sedan exportera den igen från Simployer One

Då kan du avlänka personen via fliken Länkade och knappen Avlänka. Den anställde flyttas då till fliken Simployer One.

Obs! Detta påverkar inte den anställde i Fortnox, men du kommer inte kunna exportera frånvaro eller annan data för personen förrän den är länkad igen.

Importera vy för anställda

För att importera anställda från Fortnox till Simployer One, gå till:

Personer – Export/Import – Fortnox – Import

Du landar på fliken Alla, men det finns två ytterligare flikar:

• Nya – Anställda som finns i Fortnox men ännu inte har importerats (länkats) till Simployer One.
  
• Importerade – Anställda som redan är länkade (importerade från Fortnox eller tidigare exporterade från Simployer One).
  
• Alla – Visar alla anställda i det anslutna Fortnox-kontot.

Första gången du går hit kommer fliken Alla att visa alla anställda som finns i Fortnox-kontot.

Så länge en anställd i Fortnox inte har importerats/länkats visas knapparna Skapa och Matcha:

• Skapa – Skapar en ny användare i Simployer One baserat på data från Fortnox.
  
• Matcha – Låter dig matcha en Fortnox-anställd med en befintlig användare i Simployer One.

Påverkade fält (fält att sammanfoga)

Här ser du en översikt över vilken information som påverkas vid import.

Klickar du får du en mer detaljerad jämförelse av data i Fortnox och vad som finns i Simployer One (tomt om ingen match finns).

Åtgärd som ska utföras

Denna kolumn visar vilken åtgärd som kommer att utföras när du klickar på Importera.

Det finns fem olika statusar:

• Skapa ny användare – Anställd kommer att skapas i Simployer One med information från Fortnox.
  
• Föredra Simployer One – Användaren är matchad men Simployer One-data kommer att behållas.
  
• Föredra Fortnox – Användaren är matchad och data från Fortnox kommer att ersätta det i Simployer One.
  
• Matcha manuellt – Användaren är manuellt matchad. Du kan välja att föredra Simployer One eller Fortnox.
• Gör ingenting – Ingen åtgärd kommer att utföras för den anställde.

Du kan ändra åtgärd genom att markera en eller flera anställda och använda knapparna överst: Skapa, Föredra Simployer One, Föredra Fortnox, Gör ingenting.

Importera anställda från Fortnox

När du förstår hur översikten fungerar är det dags att importera!

Gå till Personer – Export/Import – Fortnox – Import (Alla-fliken).

Markera de anställda du vill importera med kryssrutorna längst till vänster.

I exemplet nedan kommer dessa tre anställda att skapas som nya användare i Simployer One.

De blir då Importerade (länkade), och vid uppdatering i Simployer One kan du sedan exportera uppdaterad information till Fortnox.

Läs mer här om vilka datafält som importeras 

Matcha anställda från Fortnox

Om det finns anställda i båda systemen som ännu inte länkats eller matchats:

Gå till Personer – Export/Import – Fortnox – Import (Alla-fliken).

Markera de anställda och matcha varje Fortnox-anställd med motsvarande i Simployer One.

Exempel:

Fortnox-användare Puck matchas med Black Panther

Fortnox-användare Gamora matchas med Gamora The First

De blir därefter importerade (länkade), och du kan nu uppdatera data från Simployer One till Fortnox vid behov.

Uppdatera anställda med data från Fortnox

Om du använder Fortnox som primär källa, eller av annan anledning vill uppdatera länkade användare med ny data från Fortnox:

Gå till Personer – Export/Import – Fortnox – Import och växla till fliken Importerade.

Markera de anställda och klicka på Föredra Fortnox.

Läs mer här om vilka datafält som importeras