Få tillgång till handböcker via Slack

Handböcker är värdefulla verktyg för att dela viktig information, riktlinjer och policys med medarbetare. Beroende på ämnet kan dessa handböcker innehålla stora mängder innehåll. Vi vill säkerställa att ingen viktig information förbises eller blir svår att hitta, och förklarar nedan hur vi kan hjälpa anställda att snabbt och smidigt få tillgång till handböcker – antingen i sin helhet eller som utdrag.

Sammanfattning av handbok

En sammanfattning (digest) av en handbok är en förkortad eller kondenserad version av innehållet i en mer omfattande handbok eller manual. Syftet är att ge en snabb och lättförståelig översikt över den viktigaste informationen, koncepten och instruktionerna.

Varför sammanfattningar är användbara:

• Tillgänglighet: Handböcker kan vara långa och detaljerade. En sammanfattning gör innehållet mer lättillgängligt genom en kort och tydlig version.

• Snabb referens: En sammanfattning fungerar som en praktisk snabbguide för medarbetare som inte vill läsa hela handboken varje gång.

• Utbildning och introduktion: Sammanfattningar är användbara vid introduktionsprogram och utbildningar. De ger en överblick utan att överväldiga nya medarbetare.

Så här skapar du en sammanfattning:

1. Identifiera de viktigaste sektionerna och kapitlen.

2. Sammanfatta huvudpunkter, riktlinjer och rutiner.

3. Fokusera på det mest relevanta och ofta använda innehållet.

4. Använd tydligt och koncist språk.

5. Organisera informationen på ett logiskt och lättläst sätt.

6. Säkerställ att sammanfattningen är korrekt och relevant.

Tillgång till handböcker via Slack

Låt oss titta på en användbar funktion: Slackbot.

För att få tillgång till hela innehållet i en handbok kan du be om en specifik titel – eller hela biblioteket med tillgängliga handböcker.

Om du behöver ett snabbt svar eller en sammanfattning från en handbok kan du fråga Slackbot. Den använder AI för att tolka din fråga och levererar relevant information direkt i Slack-konversationen. Du behöver alltså inte lämna Slack för att hitta HR-information – det är som att ha handboken inom räckhåll, tack vare AI och Simployer One-plattformen.

Möjliga begränsningar

När du skapar sammanfattningar i Slack, tänk på token-begränsningar. En token är en enhet text som AI använder – det kan vara ett tecken eller ett ord.

AI-modeller, inklusive Slackbots, har en gräns för hur många tokens de kan hantera per förfrågan. Om din handbok är för lång kan Slackbot ha svårt att bearbeta allt på en gång.

Nuvarande gräns:
GPT har en gräns på 16 000 tokens, vilket motsvarar cirka 3 200 ord på engelska. Det faktiska antalet ord kan variera beroende på språk och innehåll.

För långa handböcker bör delas upp i mindre sektioner eller kapitel för att säkerställa att Slackbot fungerar som den ska.

Några tips

För oss är det viktigaste att du kan skapa handböcker på ditt eget sätt! Vi vill inte begränsa dig, men för att få ut mesta möjliga av Slack och AI rekommenderar vi:

• Skapa handböcker som är så korta men relevanta som möjligt

• Se regelbundet över innehållet och uppdatera eller ta bort föråldrad information