En guide för att skapa effektiva handböcker

Ändrad den Tors, 5 juni vid 11:34 F.M.

Hur du skapar en handbok och handbokssammanfattningar

Introduktion

Att skapa en handbok som verkligen gör skillnad är en konst som går bortom policyer och rutiner. Det är ett värdefullt verktyg för att bygga företagskultur, främja medarbetares utveckling och få alla att arbeta mot samma vision. Här är några bästa praxis att tänka på när du skapar en inspirerande handbok som fungerar som en kunskaps- och värdegrund:

Börja med syftet: Definiera tydligt vad syftet med handboken är. Är den främst till för att säkerställa efterlevnad av riktlinjer, medarbetarutveckling – eller båda? Syftet hjälper dig att styra innehåll och ton.
Spegla er kultur: Handboken ska vara ett uttryck för företagets värderingar och kultur. Använd språk, exempel och berättelser som speglar organisationens identitet.
Tydlighet och enkelhet: Håll språket enkelt och rakt. Undvik jargong och juridiska termer. Använd verkliga exempel för att förklara nyckelpunkter.
Struktur spelar roll: Organisera innehållet på ett logiskt sätt. Skapa tydliga avsnitt för policyer, utvecklingsresurser, ledarskapsstöd och andra relevanta områden.
Visuell utformning: Inkludera visuella element som bilder, infografik och ikoner för att göra handboken mer tilltalande och lätt att ta till sig.
Håll den uppdaterad: En dynamisk handbok är en värdefull handbok. Gå regelbundet igenom och uppdatera innehållet för att spegla ändrade riktlinjer, praxis och branschstandarder.
Skapa en feedbackloop: Uppmuntra medarbetare att lämna synpunkter på handbokens tydlighet och användbarhet. Gör förbättringar baserat på deras feedback.
Knyt till era värderingar: Koppla riktlinjer och policyer till era kärnvärden. Förklara varför de finns och hur de stödjer företagets uppdrag och kultur.

AI som ett hjälpmedel

AI kan vara ett värdefullt verktyg för att generera innehåll till olika delar av en handbok, inklusive riktlinjer, processer, policys och förklaringar.

Kärnan i AI:s bidrag är användningen av prompter, vilket är specifika instruktioner eller frågor som ges till AI-modellen för att skapa innehåll baserat på input.

Vad är en prompt?

En prompt är ett kommando eller en instruktion som ges till en AI-modell för att styra vilket innehåll den ska generera. Det fungerar som en utgångspunkt för AI:n att förstå sammanhanget och skapa ett svar.

Kvaliteten och tydligheten i prompten är avgörande för att få önskat resultat. AI:n tar automatiskt hänsyn till handbokens titel och avsnittstitel, men här är några fler tips:

Bästa praxis för att skriva bra prompter

Var tydlig och specifik: Skriv prompter som är klara, specifika och direkt relaterade till det innehåll du vill ha. Undvik vaga eller alltför breda instruktioner.
Använd aktiva verb: Börja din prompt med ett tydligt handlingsverb som exempelvis "beskriv", "lista", "förklara", "sammanfatta".
Ange ton: Ange vilken ton du vill att texten ska ha, till exempel professionell eller avslappnad, beroende på målgruppen.
Textformat: Ange hur du vill att texten ska struktureras – till exempel i punktform, en paragraf, eller högst 10 meningar.
Förstå begränsningar: AI-modeller saknar specifik kontext för din organisation. Verifiera alltid AI-genererat innehåll innan publicering.

Exempel på prompter

"Beskriv på ett formellt sätt hur man ansöker om föräldraledighet i Tyskland."
"Lista tre nyckelfaktorer för att genomföra effektiva utvecklingssamtal som chef."
"Skapa en checklista för en effektiv onboarding av nyanställda."

Var inte rädd för att testa olika prompter för att uppnå bästa resultat.

Vill du använda handböcker i Slack?

Läs den länkade artikeln för att ta reda på hur Slack kan göra handböcker ännu mer lättillgängliga.

Få tillgång till handböcker enkelt via Slack