Personsidan och anställningsinformation

För att gå till en persons profil i Simployer HRM (dvs. personsidan), är det enklaste sättet att använda sökfältet uppe till höger.

När du klickar på namnet visas personens sida i Simployer HRM.

Detta är hur en användare med rollen Systemadministratör eller Personaladministratör (se dokumentet “Roller – utökade rättigheter”) ser sidan.
Detta är också hur medarbetaren själv ser sin sida. Alla medarbetare förväntas uppdatera sin personliga information själva via menyn: Om Mig -> Min Info.

Här kan man exempelvis lägga in information om anhöriga och barn (detta används för att beräkna vård av barn eller som masterdata), eller ändrat bostadsadress.

Utöver vanlig personlig information innehåller Simployer HRM både anställningsinformation (under Anställning på personsidan) och tillhörighet.
Dessa två typer av information kan inte ändras av medarbetaren själv.

Tillhörighet betyder vilken avdelning personen arbetar på dagligen, eller huvudsakligen (om personen har flera anställningar).
Man kan bara ha en tillhörighet och en chef, men flera anställningar.

På bilden ovan ser vi att Kurt Gundersen är chef för Exempelanställd nr 2.
Klickar vi på pennan vid Tillhörighet ser vi att personen tillhör Produktion, även om Gundersen inte är manuellt angiven som chef.
Detta är eftersom Gundersen är chef för avdelningen Produktion, vilket har valts som tillhörighet.
Om medarbetaren ska rapportera till en annan chef kan det anges manuellt, vilket överstyr den automatiska strukturen.
Om medarbetaren ska rapportera till avdelningschefen behöver man inte ange chef.

Klickar man på Anställning visas anställningsinformationen.

Anställningsnumret är alltid kopplat till en juridisk enhet. I detta exempel tillhör nummer 107 "Företag 1". Detta kallar vi en anställning.
Ett anställningsnummer kan inte användas av mer än en person inom samma juridiska enhet, men det kan återanvändas i olika enheter.

Till en anställning kan en eller flera tjänster vara registrerade.
I exemplet har personen rollen Lagerchef, och tjänsten tillhör Produktion, som vi såg ovan.
Om det bara finns en tjänst registrerad bör den tillhöra samma avdelning som tillhörigheten.

En person kan ha flera tjänster och flera anställningar i olika juridiska enheter.
Du kan också registrera pågående, historiska eller framtida tjänster.

För att registrera en ny tjänst klickar du på kontextmenyn till höger om anställningen, och väljer Ny tjänst.

Ett formulär öppnas där du fyller i anställningsform, startdatum, ev. slutdatum, tjänstetitel, avdelning och tjänsteprocent.

Om tjänsten inte finns i listan, måste den först skapas via:
Meny -> Hantera -> Administration -> Fasta register -> Tjänster
(se dokumentet “Storlekar och värden och Administration”).

Om du anger både start- och slutdatum bakåt i tiden registreras tjänsten som historisk.

För framtida tjänster kan du använda funktionen "Ny tjänst (efterföljare)" i kontextmenyn.
Alternativt väljer du "Efterföljare av befintlig tjänst" vid nyregistrering.

Detta markerar tjänsten som efterföljare, och Simployer visar det under Anställning när den blir aktiv.
Om ingen slutdatum anges för nuvarande tjänst sätts den automatiskt till dagen innan den nya börjar.
Detta säkerställer sammanhängande anställningsdata.

Om du har ett känt slutdatum, bör det registreras på tjänsten.

Ange slutdatum och orsak på nästa sida.

Simployer HRM skiljer på aktiv anställning/tjänst och aktiv person/användare.

När en tjänst upphör (chefen får varning 14 dagar före) måste personen även avaktiveras.

En avaktiverad person är inte synlig för andra än administratörer, och hittas under Min Verksamhet -> Personer -> Inaktiva.

Om du inte avaktiverar en person som slutat kan hen fortfarande logga in.

För att avaktivera personen, sök upp den och välj Avaktivera från toppmenyn (bredvid "Om Mig").

Du får sedan ett meddelande om att du bör radera känslig data via Integritetsklienten i Simployer HRM.

Det är ofta klokt att vänta med radering så länge det är relevant att behålla datan, t.ex. vid eventuell återanställning.

Du bör ändå ha rutiner för användning av integritetsklienten för att inte spara persondata i onödan.
Gå till: Meny -> Hantera -> Administration -> Användaradministration -> Radera användardata.
Läs infon noga innan du fortsätter, och exportera ev. data innan radering om det är relevant att spara.

Från toppmenyn kan du även skicka en ny länk för lösenord om personen glömt sina uppgifter (se dokumentet Skapa ny person).