Personaldokumenter

Personaldokumenter

Målgruppe- rolle:

Systemadministrator, leder, ansatt,  dokumentadministrator

Formål:

Gi ledere og administratorer en forståelse av dokument arkivet til en ansatt.

Som standard har kun ansatt, nærmeste leder og dokumentadministrator innsyn, alle disse kan også laste oppet dokument. 

Laste opp et dokument

Slik laster du opp et dokument

1. Bruk personsøket øverst for å finne den ansatte.
2. Klikk på Dokumenter i toppmenyen i profilen til den ansatte
3. Trykk på pluss-tegnet (+). 
4. Velg riktig kategori og dra filen til «legg til fil». Dokumentet får automatisk navnet til det dokumentet du drar over, ønsker du å endre dette kan du gjøre det i feltet dokumentnavn
5. Det er ikke mulighet for å bulk opplaste dokumenter

Tips: Sett en utløpsdato for å få e-postvarsel før dokumentet bør slettes (Simployer sletter ingenting automatisk).

Den ansatte får automatisk varsel når nye dokumenter lastes opp. 

Slik ser du dokumenter: 

• For enkeltperson: Gå til personens profil. 

• For flere samtidig: Velg Dokumenter i venstremenyen for å se på tvers av organisasjonen og filtrere på kategori.

Redigere og slette dokumenter

Endre kategori: 

1. Trykk på handlingsknappen (tre prikker) til høyre på dokumentlinjen. 

2. Velg Rediger og velg ny kategori. 

Viktig: Dokumenter i kategorien «Lederdokument» kan ikke flyttes og må slettes/lastes opp på nytt.

Slette dokumenter:

Rettigheten til å slette dokumenter er i utgangspunktet knyttet til hvem som har lastet opp filen, med unntak for administratorer: 

• Ansatt: Kan slette dokumenter de selv har lastet opp i sin egen dokumentmappe.

• Leder: Kan slette dokumenter som de selv har lastet opp på en ansatt.

• Dokumentadministrator: Har utvidede rettigheter og kan slette dokumenter i alle dokumentmapper.

Unntak: 

• Dokumenter fra moduler som Reise og Utlegg eller Arbeidsavtaler må slettes i den aktuelle modulen. 
• Eventuell beskyttelse må fjernes før sletting.

Sikkerhet og beskyttelse av dokumenter

Beskyttelse mot innsyn: 

Alle dokumenter er automatisk beskyttet for uvedkommende, det vil si at det er kun ansatt, nærmeste leder og dokumentadministrator som kan åpne dokumenter.

Spesielle funksjoner:

• Lederdokument: Den eneste kategorien som er usynlig for den ansatte selv. 

• Skrivebeskyttelse: Forhindrer endring og sletting. 

• Lesebeskyttelse: Forhindrer nedlasting for andre enn den ansatte. Oppheve beskyttelse: 

• Kun den som satte beskyttelsen kan oppheve den (hvis vedkommende har aktiv profil). 

• Dokumentadministratorer må aktivt fjerne beskyttelsen før de får tilgang ("Compliance by design"

Her er en video om opplasting av dokumenter (kun på svensk)