Administrere brukere i avvikssystemet

Administrere brukere i avvikssystemet

Målgruppe- rolle:

Administrator 

Formål:

Veilede administrator i å importere, opprette, konfigurere og deaktivere brukere i avvikssystemet 

A) Importere eksisterende brukere (fra HMS-håndbok / Simployer Portal)

1. Gå til Administrasjon → fanen Brukere.
2. Klikk på Importer brukere i menyen til venstre.
3. Sett hake foran alle brukerne du ønsker å gi tilgang til systemet.
4. Klikk Importer.
5. Klikk på brukerens navn for å se og justere innstillingene (se avsnitt C).
6. Klikk Lagre.

B) Opprette en helt ny bruker

1. Gå til fanen Brukere under Administrasjon.
2. Velg Ny bruker i menyen til venstre.
3. Fyll inn informasjon om brukeren (navn, e-post osv.).
4. Ta stilling til brukerens innstillinger (se avsnitt C).
5. Klikk Lagre.

Merk: Det finnes to typer brukere:

• Bruker – personlig bruker som kun brukes av én person. Alle som skal ha spesielle roller må være registrert som bruker.
• Flerbruker – delt bruker for en gruppe. Kan kun brukes til registrering, ikke til roller som saksbehandler.

C) Innstillinger for bruker

• Varsling på e-post: Kan slås av for standardvarsler (unntatt varsel om sak over tidsfrist, som ikke kan velges bort).
• Administrator for systemet: Alle rettigheter inkl. administrering av brukere/enheter og full rapporttilgang.
• Overordnet saksbehandler: Tilgang til alle saker men får ikke tildelt saker med mindre registrert på konkrete enheter. Siste instans ved tidsfristeskalering.
• Saksbehandler i hele organisasjonen: Kan alltid settes som saksbehandler uavhengig av enhet. Typisk: vaktmester.
• Innsyn i alle saker og rapporter: Lesetilgang til alle saker og rapporter. Typisk: hovedverneombud.
• Inaktiv: For midlertidig fravær. Brukeren kan logge på men får ikke tildelt nye saker.

D) Deaktivere/slette en bruker

1. Brukeren må først fjernes fra alle aktive roller (husk at det alltid må finnes en hovedansvarlig på enheten).
2. Gå til den aktuelle enheten under Organisering, ta bort alle avhukinger for roller på personen, og klikk Lagre.
3. Gå deretter til fanen Brukere, klikk på brukeren og velg Deaktiver bruker nede i høyre hjørne.

Tips om ytelse: Sørg for at kun brukere som faktisk skal ha oppgaver i avvikssystemet ligger som aktive brukere. Brukere som ikke skal ha oppgaver bør ikke ha applikasjonstilgang i Simployer HRM, da for mange aktive brukere kan føre til at systemet blir tregt.