Kom i gang med å sette opp organisasjonen din i Simployer One

Fase 1: Informasjon om avdelinger, team, kontorer osv.

Denne artikkelen hjelper deg med trinnene og oppgavene i den første fasen av implementeringen din. Hvis du har spørsmål underveis, husk at vi er tilgjengelige i chatten nede til høyre!

MERK: Noen av artiklene det lenkes til nedenfor krever at du logger inn i Simployer One for å se dem.

En Excel-mal er vedlagt denne artikkelen.

Hvordan bruke kostnadssentre i Simployer One

Kostnadssentre brukes ikke av alle. Så hvis du ikke trenger det, kan du hoppe til neste avsnitt.

I Simployer One brukes kostnadssentre for å holde oversikt over hvem som tilhører hvilket kostnadssenter. En ansatt kan kun tilhøre ett kostnadssenter. Bruksområdene varierer – noen bruker det for å minne ansatte om hvor de skal sende kvitteringer, andre for å matche eksporterte rapporter fra Simployer One med eksterne BI- eller lønnssystemer.

Les mer om hvordan du setter opp kostnadssentre her

Hvordan bruke avdelinger i Simployer One

Avdelinger er en av hovedmåtene for å organisere ansatte i Simployer One. For noen selskaper er dette rett frem, for andre kan det være utfordrende å tilpasse strukturen. Uansett er det nyttig å kjenne til funksjonene og se eksempler.

Hva brukes avdelinger til?
I Simployer One brukes avdelinger til to hovedformål: organisering og automatisering. De trenger ikke å følge den eksakte organisasjonsstrukturen i selskapet, men bør logisk forklare tilhørighet.

Avdelinger kan brukes til rapporter, lister, grafer og mer.

Du kan også bruke avdelinger til å tilordne Scopes – som automatisk tildeler f.eks. feriepolicy, profilmaler eller kostnadssentre.

En ansatt kan kun tilhøre én avdeling.

Strukturen i avdelinger

Avdelinger følger en top-down-struktur. Når du lager en ny avdeling, kan du plassere den under en «Foreldreaktør». På den måten blir det en underavdeling. Det finnes ingen grenser for hvor mange nivåer du kan bygge.

Eksempel:

• Ledelse – foreldreaktør for IT og Økonomi

• IT – underavdeling av Ledelse

• DevOps – underavdeling av IT

• Frontend – samme nivå som DevOps

• Økonomi – underavdeling av Ledelse

Dersom selskapet ditt består av flere selskaper, kan du sette dette som overordnede avdelinger.

Les mer om å sette opp avdelinger her

Hvordan bruke kontorer i Simployer One

Som med avdelinger brukes kontorer for organisering og automatisering – men oftere for å vise fysisk plassering.

Selv om en person ikke tilhører et fysisk kontor, kan kontorer hjelpe med å plassere folk geografisk. Kontoret definerer også automatisk riktige helligdager og tidssone.

Du får også mer presis filtrering.
Eksempel: To ansatte i samme avdeling, men forskjellige kontorer, gjør det mulig å filtrere f.eks. "IT-ansatte i Sverige".

Les mer om å sette opp kontorer her

Når avdelinger og kontorer ikke er nok – bruk team!

Team (tverrfunksjonelle team) gir deg muligheten til å gruppere ansatte mer fleksibelt. Vanlige bruksområder er prosjektgrupper, kundeoppdrag, konsulentoppgaver osv.

Forskjellen mellom team og avdelinger:

• Du kan bare tilhøre én avdeling

• Du kan tilhøre flere team

Les mer om å sette opp team her