Administrere permisjonstyper og fraværspolicyer

Hvordan sette opp permisjonstyper og fraværspolicyer for ulike formål

For å kunne bruke fraværsfunksjonen i Simployer One, må du sette opp relevante permisjonstyper for selskapet ditt samt tilhørende policyer.

• En permisjonstype er en type fravær en ansatt kan ha, for eksempel ferie, foreldrepermisjon eller avspasering.
• En policy er et sett med regler og retningslinjer som bestemmer hvordan permisjonstypen skal behandles og hvem i selskapet som kan søke om den.

Én permisjonstype kan ha flere policyer knyttet til seg, for eksempel hvis ulike avdelinger eller kontorer har forskjellige regler.

Standard permisjonstyper

Opprette en ny permisjonstype

Knytte en policy til en permisjonstype

Arkivere permisjonstyper

Standard permisjonstyper

Når bedriftskontoen din opprettes, vil det allerede være noen forhåndsdefinerte permisjonstyper tilgjengelige:

• Egenmeldt sykefravær
• Sykefravær
• Foreldrepermisjon
• Omsorg for sykt barn
• Ferie
• Avspasering

Disse kan ikke slettes eller arkiveres.

Opprette en ny permisjonstype

1. Gå til Innstillinger > Fravær > + Ny permisjonstype.
   
   

1. Skriv inn navnet på permisjonstypen og angi minste tidsenhet ansatte kan søke om (dager, timer eller minutter).
2. Legg til en permisjonstypekode(valgfritt).
   • Dette gjør det mulig å matche permisjonstyper med koder i eksterne systemer, for eksempel lønnssystemer.
   • Koder trenger ikke være unike – ulike permisjonstyper kan ha samme kode.
3. Velg om permisjonstypen skal være:
   • Betalt permisjon
   • Trekkes fra feriedager
   • Tillate valg av barn (for eksempel ved omsorgspermisjon)
4. Klikk Lagre – nå kan du knytte en policy til permisjonstypen.

Knytte en policy til en permisjonstype

For at ansatte skal kunne søke om en permisjonstype, må minst én policy knyttes til den.

Gå til Innstillinger > Fraværsinnstillinger. Klikk Vis på permisjonstypen du vil legge til eller redigere en policy for.

1. Gi policyen et navn (for eksempel "Generell", "Salg" eller "USA").
2. Sett minste tid en ansatt kan søke om (minutter, timer, halv dag eller fulle dager).
3. Velg om fravær i denne policyen skal være synlig for alle ansatte i Simployer One.
4. Velg om permisjonen krever godkjenning fra leder og/eller en annen person i selskapet.
5. Hvis du har valgt "Tillate valg av barn", kan du også gjøre det obligatorisk å registrere et barn ved søknad om permisjon.
6. Hvis permisjonen "Trekkes fra feriedager", kan du konfigurere hvordan kvoten skal håndteres.
7. Velg om ansatte skal kunne trekke tilbake eller be om tilbaketrekking av permisjonen sin.
   • Hvis permisjonen ikke krever godkjenning, kan ansatte selv trekke den tilbake.
   • Hvis permisjonen krever godkjenning, vil en forespørsel om tilbaketrekking sendes til godkjenner(e).
8. Klikk + Velg ansatte for å velge hvem i selskapet denne policyen skal gjelde for.
   
   

        9. Klikk Lagre, og gjenta prosessen om du trenger flere policyer.

Arkivere permisjonstyper

De seks standard permisjonstypene (egenmeldt sykefravær, sykefravær, foreldrepermisjon, omsorg for sykt barn, ferie og avspasering) kan ikke arkiveres.

Egendefinerte permisjonstyper kan derimot arkiveres ved å:

1. Klikke på de tre prikkene til høyre for permisjonstypen.
2. Velge Arkiver permisjonstype.

Merk:Før du kan arkivere en permisjonstype, må alle aktive policyer knyttet til den være arkivert eller slettet.

Arkivere eller slette permisjonspolicyer

Hvis en policy ikke lenger er nødvendig, kan den enten arkiveres eller slettes.

• Arkivering:
  • Beholder alle detaljer bortsett fra målgruppen den gjaldt for.
  • Den kan enkelt gjenopprettes senere ved å legge til en ny målgruppe.
• Sletting:
  • Permanent fjerning av policyen.
  • Kan ikke gjenopprettes etter sletting.

For å arkivere en policy:

1. Gå til Innstillinger > Fraværsinnstillinger.
2. Finn policyen du vil arkivere.
3. Klikk på de tre prikkene til høyre og velg Arkiver policy.

For å slette en policy:

1. Følg samme prosess som over.
2. Velg Slett policy.

Merk:Hvis du tror policyen kan bli relevant igjen i fremtiden, anbefales arkivering i stedet for sletting.