Sette opp tidsrapportering og arbeidstidsregler

Sette opp tidsrapportering og arbeidstidsregler

Konfigurere retningslinjer og prosjekter for tidsrapportering

Funksjonen for tidsrapportering er alltid deaktivert som standard og må aktiveres av kundestøtte.

For å opprette en ny timelistepolicy, gå til Innstillinger → Innstillinger for tidsrapportering

Du vil se en fane med timelistepolicyer og en for prosjekter. For å opprette en ny policy, trykk på knappen “Ny timelistepolicy”

Trinn 1/4: Fyll inn informasjonen

Navn: gi policyen et navn, f.eks. Generell, Timelønnede, Konsulenter osv.

Beskrivelse: gi policyen en beskrivelse, f.eks. Denne policyen skal brukes for timelønnede ansatte

Tillat rapportering på prosjekter: dette tillater ansatte å rapportere tid på prosjekter

Tillat inn-/utstempling: dette tillater ansatte å stemple inn når de starter å jobbe og stemple ut når de avslutter dagen

Start + sluttid / Totalt antall timer: velg hvordan ansatte skal rapportere tid

• Start/sluttid – f.eks. 08:00 – 17:00

• otalt antall timer – f.eks. 8 timer 

Trinn 2/4: Tidsintervall for timeliste

Ukentlig/månedlig innsending: velg om ansatte skal rapportere timer ukentlig eller månedlig

Autosend: hvis du aktiverer autosend, vil ansattes timelister automatisk bli sendt inn etter den tidsfristen du angir.

Frist for timeliste: hvor lenge etter siste dag i timelisten den automatisk skal sendes inn

Trinn 3/4: Omfang for timeliste

Godkjenner: velg hvem som skal godkjenne timelistene. Du har tre alternativer:

• Ansattes leder: rapporterer til hierarkiet

• Spesifikk ansatt: velg en bestemt ansatt som skal godkjenne timelistene

• Ingen godkjenner: timelistene blir automatisk godkjent

Godkjenn timeliste: angi etter hvor mange dager en påminnelse skal sendes til godkjenneren

Omfang: hvem som skal inkluderes i timelistepolicyen

• Alle i selskapet

• Velg personer: velg ansatte (individer/avdelinger/kontorer osv.) som skal inkluderes i timelistepolicyen og rapportere timer

Trinn 4/4: Timebank

Aktiver timebank: velg om en timebank skal aktiveres. Timebank lar ansatte registrere og lagre ekstra timer som fleksitid. Ansatte kan samle opp timer når de jobber utover vanlig arbeidstid og bruke dem senere som fri. Systemet støtter både positive og negative saldoer.

Hvis aktivert:

Velg hvor mange timer den ansatte kan spare

Ønsker du å opprette en fraværspolicy for fleksitid?

Nei: ingen policy blir opprettet, og ansatte kan ikke søke om fleksitid

Ja:
Opprett fraværspolicyen og legg til

• Navn

• Beskrivelse

• Minimumstid for å sende forespørsel

• Om fraværet skal være synlig for hele selskapet

• Om det krever godkjenning

• Om ansatte kan trekke tilbake fleksitid

• Om ansatte kan redigere fleksitid

• Tillatelse: hvor mange timer ansatte kan ta ut per fravær

Noen av feltene i policyen kan redigeres. For å redigere en policy, trykk på de tre prikkene i tabellen og velg Rediger. Feltene som kan redigeres er:

• Navn

• Beskrivelse

• Aktiver autosend

• Godkjenner

• Tid for godkjenning av timeliste

• Omfang

• Detaljer for fleksitidspolicy

Du kan arkivere en timelistepolicy fra de tre prikkene i tabellen. Du kan slette en timelistepolicy når policyen er i redigeringsmodus.

Prosjekter i tidsrapportering

Et prosjekt brukes for organisasjoner som ønsker at ansatte skal rapportere timer på ulike prosjekter.

For å opprette et prosjekt, gå til Innstillinger → Innstillinger for tidsrapportering → Trykk på knappen “Opprett prosjekt”

Fyll inn informasjonen:

• Navn

• Prosjektleder

• Beskrivelse

• Lenke

• Kode

• Legg til omfang: hvilke ansatte som skal kunne rapportere på prosjektet. Prosjektet er kun synlig for de som er inkludert i omfanget.

For å redigere eller arkivere et prosjekt, trykk på de tre prikkene i tabellen. Når et prosjekt er arkivert, kan du slette det.