Sette opp tidsrapportering og arbeidstidsregler

Aktivering av tidsrapportering og opprettelse av timeseddel-policyer

Tidsrapportering er en av våre mest populære funksjoner. Selv om det ikke er et krav, setter mange brukere pris på å ha alt samlet i Simployer One i stedet for å bruke eksterne systemer.

Hvis du er usikker på hvordan tidsrapporteringsfunksjonen kan være nyttig for din organisasjon, er du velkommen til å kontakte oss for mer informasjon.

Aktivering av tidsrapportering

Tidsrapporteringsfunksjonen er deaktivert som standard og må aktiveres av en Eier eller Administrator.

For å aktivere denne funksjonen:

1. Gå til Innstillinger > Tidsrapportering > Aktiver tidsrapportering.
2. Etter aktivering må du opprette minst én timeseddel-policy, som definerer reglene for tidsregistrering og hvilke ansatte den gjelder for.
   
   

Opprett en timeseddel-policy

For å kunne bruke tidsrapportering, må bedriften ha minst én aktiv timeseddel-policy. Hvis det finnes ulike regler for forskjellige grupper ansatte, kan du opprette flere policyer etter behov.

MERK: Vi anbefaler at du ikke legger til ansatte i policyen før du inviterer dem til Simployer One. Du kan imidlertid opprette policyene på forhånd.

Følg stegene nedenfor for å opprette din første policy:

1. Som Eier eller Admin, gå til Innstillinger -> Tidsrapportering -> + Ny policy.
2. Fyll ut nødvendig informasjon:
   • Navn: Gi policyen et navn, f.eks. "Generell", "Timelønnede", "Konsulenter" osv.
   • Generelt: Slå på prosjektbasert tidsrapportering, klokke inn/ut, eller deaktiver automatisk innsending.
   • Rapporteringsintervall: Velg mellom ukentlig eller månedlig tidsrapportering.
   • Frist for innsending: Angi siste frist før automatisk innsending av timeseddelen for godkjenning.
   • Godkjenningsfrist: Hvor mange dager etter fristen skal ledere bli påminnet om å godkjenne rapportene?
   • Policy-medlemmer: Skal policyen gjelde for alle i selskapet eller en spesifikk gruppe ansatte (avdelinger, kontorer osv.)?
   • Godkjenner: Hvem skal godkjenne innsendte tidsrapporter?

Alle disse innstillingene kan redigeres senere hvis det skulle være nødvendig.

Opprett prosjekter for tidsrapportering

Hvis du har aktivert prosjektbasert tidsrapportering i forrige steg, må du nå sette opp prosjektene. Følg disse stegene:

1. Gå til Administrer tid > Prosjekter.
   • Dette valget vises kun hvis minst én tidsrapporteringspolicy har aktivert prosjektsporing.
2. Klikk på Opprett nytt prosjekt, og fyll inn nødvendige felter:
   • Navn
   • Beskrivelse
   • Kode
   • Lenke (valgfritt)
     
     
     
3. Prosjektene vil nå være synlige for ansatte som omfattes av policyen. De kan registrere hvor mange timer de har brukt på hvert prosjekt.

Viktig å huske på

For at en ansatt skal kunne rapportere tid i Simployer One, må følgende krav være oppfylt:

De må være inkludert i en tidsrapporteringspolicy.
De må ha en aktiv ansettelse.
Hvis de legges til i en policy etter at en ny periode har startet, må Eier/Admin manuelt opprette en timeseddel for første gang.

• Fra neste periode vil systemet generere timeseddelen automatisk.

For å opprette en timeseddel manuelt:

1. Gå til den ansattes profil.
2. Klikk på fanen "Rapporter tid".
3. Hvis ingen timeseddel har blitt generert automatisk, klikk på "Opprett"-knappen.
4. Den ansatte vil nå kunne registrere tid som vanlig.