Hantera ledighetstyper och frånvaropolicyer

Ändrad den Tors, 5 juni vid 9:20 F.M.

Hur man ställer in ledighetstyper och frånvaropolicyer för olika ändamål

För att kunna använda frånvarofunktionen i Simployer One måste du ställa in de relevanta ledighetstyperna för ditt företag samt de tillhörande policyerna.

En ledighetstyp är de olika typer av frånvaro en anställd kan ha, exempelvis semester, föräldraledighet eller tjänstledighet.
En policy är en uppsättning regler och riktlinjer som definierar hur ledighetstypen ska hanteras och vilka i företaget som kan ansöka om den.

En ledighetstyp kan ha flera policyer, till exempel om olika avdelningar eller kontor har olika regler.

Standard ledighetstyper
Skapa en ny ledighetstyp
Koppla en policy till en ledighetstyp
Arkivera ledighetstyper

Standard ledighetstyper

När ditt företagskonto skapas finns det redan några fördefinierade ledighetstyper:

Egen sjukfrånvaro
Sjukfrånvaro
Föräldraledighet
Vård av sjukt barn
Semester
Tjänstledighet

Dessa kan inte raderas eller arkiveras.

Skapa en ny ledighetstyp

Gå till Inställningar > Frånvaro > + Ny ledighetstyp.

Ange namnet på ledighetstypen och välj den minsta tidsenheten en anställd kan ansöka om (dagar, timmar eller minuter).
Lägg till en ledighetstypkod(valfritt).
- Detta gör det möjligt att koppla ledighetstyper till externa system, exempelvis lönesystem.
- Kod behöver inte vara unik – flera ledighetstyper kan dela samma kod.
Välj om ledighetstypen ska vara:
- Betald ledighet
- Dras från semesterdagar
- Tillåta val av barn (för exempelvis vård av sjukt barn)
Klicka på Lagra– nu kan du koppla en policy till ledighetstypen.

Koppla en policy till en ledighetstyp

För att anställda ska kunna ansöka om en ledighetstyp måste minst en policy vara kopplad till den.

Gå till Inställningar > Frånvaroinställningar. Klicka på Visa för ledighetstypen du vill lägga till eller redigera en policy för.

Ge policyen ett namn (exempelvis "Allmän", "Försäljning" eller "USA").
Ställ in minsta tid som en anställd kan ansöka om (minuter, timmar, halvdag eller heldag).
Välj om frånvaro inom denna policy ska vara synlig för alla anställda i Simployer One.
Välj om ledigheten kräver godkännande från chef och/eller annan person i företaget.
Om du har aktiverat "Tillåta val av barn", kan du även göra det obligatoriskt att ange ett barn vid ansökan.
Om ledigheten "Dras från semesterdagar", kan du konfigurera hur detta ska hanteras.
Välj om anställda ska kunna avbryta eller begära återkallning av sin ledighet.
- Om ledigheten inte kräver godkännande, kan den återkallas direkt av den anställde.
- Om ledigheten kräver godkännande, skickas en begäran om återkallning till godkännaren.
Klicka på + Välj anställda för att definiera vilka i företaget denna policy ska gälla för.
Klicka på Lagra, och upprepa processen om fler policyer behöver skapas.

Arkivera ledighetstyper

De sex standard ledighetstyperna (egen sjukfrånvaro, sjukfrånvaro, föräldraledighet, vård av sjukt barn, semester och tjänstledighet) kan inte arkiveras.

Anpassade ledighetstyper kan däremot arkiveras genom att:

Klicka på de tre prickarna till höger om ledighetstypen.
Välja Arkivera ledighetstyp.

Observera:

Innan du kan arkivera en ledighetstyp måste alla aktiva policyer kopplade till den vara arkiverade eller raderade.

Arkivera eller radera ledighetspolicyer

Om en policy inte längre behövs kan den antingen arkiveras eller raderas.

Arkivering:
- Alla detaljer sparas utom målgruppen som policyen gällde för.
- Arkiverade policyer kan enkelt återaktiveras senare genom att lägga till en ny målgrupp.
Radering:
- Permanent borttagning av policyen.
- Kan inte återställas efter radering.

För att arkivera en policy:

Gå till Inställningar > Frånvaroinställningar.
Hitta policyen du vill arkivera.
Klicka på de tre prickarna till höger och välj Arkivera policy.

För att radera en policy:

Följ samma steg som ovan.
Välj Radera policy.

Observera: Om du tror att policyen kan behövas igen i framtiden, rekommenderas arkivering istället för radering.