Ansattintegrasjon med Fortnox

Informasjon om hvordan integrasjonen med Fortnox fungerer når det gjelder import, eksport og oppdatering av ansatte

Merk: Dette krever at du har konfigurert en aktiv integrasjon mot Fortnox. Les mer her.

Oversikt

Denne integrasjonen med Fortnox bruker sikre API-er for å muliggjøre sømløs integrasjon av sentrale ansattdata mellom de to systemene. Ansatte kan opprettes fra begge systemer, men vi anbefaler sterkt å bruke ett system som kilde for sannhet for all ansattinformasjon.

Du kan lese mer her om hvilke integrasjonsdatafelt som oppdateres i hvert system.

Eksport av ansatte

For å eksportere ansatte fra Simployer One til Fortnox, naviger til:
People → Eksport/Import → Fortnox → Eksport

Du lander da på Lenket-fanen. I tillegg finnes to andre faner:

• Simployer One – Alle ansatte i Simployer One som ikke er eksportert (lenket) til Fortnox

• Lenket – Alle ansatte som er eksportert og lenket til Fortnox

• Alle – Kombinasjon av de to over

Ved første besøk vil fanen Lenket være tom. Etter at du har lenket ansatte, kan du:

• Fjern lenking: Hvis du ikke lenger ønsker at en ansatt skal være koblet til Fortnox

• Eksportere på nytt: Velg én eller flere lenkede ansatte og oppdater dem i Fortnox

• Avbryt: Gå tilbake til eksport/import-visningen

• Oppdater Fortnox-data: Henter fersk informasjon fra Fortnox manuelt, nyttig hvis automatisk oppdatering er treg

Eksportere ansatte til Fortnox for første gang

1. Gå til Simployer One-fanen

2. Velg de ansatte du ønsker å eksportere

3. Klikk på Eksporter

Etter vellykket eksport får du en grønn bekreftelse, og den ansatte vises nå under Lenket-fanen og er opprettet i Fortnox. Les mer om integrasjon her

Oppdatere ansatte i Fortnox

Når du har gjort endringer på en lenket ansatt i Simployer One, og ønsker å oppdatere informasjonen i Fortnox:

1. Velg den aktuelle ansatte i Lenket-fanen

2. Klikk på Eksporter

Dette oppdaterer Fortnox med den nye informasjonen fra Simployer One.

Les mer om eksport her 

Fjerne lenking av ansatte

Det kan være behov for å fjerne koblingen mellom en ansatt i Simployer One og Fortnox, for eksempel:

• Langtidsfravær (som permisjon)

• Midlertidige endringer i ansettelsesstatus

• Du ønsker å slette den ansatte i Fortnox og eksportere på nytt fra Simployer One

Dette gjør du ved å bruke Fjern lenking-knappen under Lenket-fanen. Den ansatte blir da flyttet tilbake til Simployer One-fanen.

Merk: Dette påvirker ikke den ansatte i Fortnox, men du kan ikke eksportere data igjen før statusen er Lenket.

Importere ansatte fra Fortnox

Naviger til:
People → Eksport/Import → Fortnox → Import

Du starter på Alle-fanen. De andre fanene er:

• Nye – Ansatte som finnes i Fortnox, men som ikke er importert (lenket) til Simployer One

• Importert – Ansatte som er lenket, enten gjennom tidligere import eller eksport

• Alle – Alle ansatte i tilkoblet Fortnox-konto

Første gang du åpner visningen, vil du se alle ansatte fra Fortnox. Ansatte som ikke er lenket vil ha valgene:

• Opprett – Oppretter en ny bruker i Simployer One med data fra Fortnox

• Koble til – Lar deg koble en Fortnox-ansatt til en eksisterende bruker i Simployer One

Felter som påvirkes (til sammenslåing)

Du kan se en oversikt over hvilke data som blir oppdatert. Klikker du på en rad, får du en detaljert sammenligning av Fortnox-data og eksisterende data i Simployer One.

Handling som vil utføres

Denne kolonnen viser hvilken handling som utføres når du klikker på Importer. De mulige statusene er:

1. Opprett ny bruker – Oppretter bruker basert på Fortnox-data

2. Foretrekk Simployer One – Brukeren er matchet, men data fra Simployer beholdes

3. Foretrekk Fortnox – Brukeren er matchet, og data i Simployer overskrives med Fortnox-data

4. Manuell matching – Brukeren er manuelt koblet, og du kan velge foretrukken kilde

5. Gjør ingenting – Ingen endringer skjer

Du kan endre ønsket handling med knappene Opprett, Foretrekk Simployer One, Foretrekk Fortnox eller Gjør ingenting etter å ha valgt en ansatt med avhukingsboksen.

Importere ansatte fra Fortnox

1. Gå til People → Eksport/Import → Fortnox → Import (Alle-fanen)

2. Velg ansatte med avhukingsboksene

3. Velg ønsket handling

Eksempel: Tre ansatte blir valgt, og handlingen er satt til Opprett ny bruker – de vil da bli importert og lenket. Du kan deretter bruke eksportfunksjonen for å sende data til Fortnox.

Ler mer om import her

Matche ansatte manuelt fra Fortnox

Hvis ansatte finnes i begge systemer, men ikke er lenket:

1. Gå til Import (Alle-fanen)

2. Bruk avhukingsboksene til å velge ansatte

3. Velg riktig match i Simployer One manuelt

Eksempel:

• Fortnox-bruker Puck kobles til Black Panther

• Fortnox-bruker Gamora kobles til Gamora The First

Når de er matchet, blir de også lenket – og fremtidige oppdateringer i Simployer One kan eksporteres til Fortnox.

Oppdatere ansatte med data fra Fortnox

Hvis Fortnox er din hovedkilde, eller du ønsker å oppdatere data for importerte/lenkede brukere:

1. Gå til People → Eksport/Import → Fortnox → Import

2. Bytt til fanen Importert

3. Velg ansatte og klikk Foretrekk Fortnox

Les mer her om hvilke integrasjonsdatafelt som blir importert.