En veiledning for å lage effektive håndbøker

Hvordan lage en håndbok og håndboksammendrag

Introduksjon

Å lage en håndbok som virkelig gjør en forskjell er en kunst som går utover regler og rutiner. Den er et verdifullt verktøy for å styrke bedriftskulturen, støtte ansattes utvikling og samle alle rundt en felles visjon. Her er noen beste praksiser du bør vurdere når du lager en inspirerende håndbok som fungerer som en kunnskaps- og verdiplattform:

• Start med formålet: Definer tydelig hva håndboken skal oppnå. Er den først og fremst for etterlevelse av retningslinjer, medarbeiderutvikling – eller begge deler? Formålet vil styre både innhold og tone.

• Reflekter kulturen din: Håndboken skal speile virksomhetens verdier og kultur. Bruk språk, eksempler og historier som stemmer med organisasjonens identitet.

• Klarhet og enkelhet: Hold språket enkelt og tydelig. Unngå faguttrykk og juridisk språk. Bruk virkelige eksempler for å illustrere viktige poenger.

• God struktur: Organiser innholdet logisk. Del inn i tydelige seksjoner for retningslinjer, utviklingsressurser, ledelsesveiledning og annet relevant innhold.

• Visuell appell: Bruk bilder, ikoner og infografikk for å gjøre håndboken mer engasjerende.

• Hold den oppdatert: En levende håndbok er en verdifull håndbok. Gå jevnlig gjennom og oppdater innholdet etter nye rutiner og endringer.

• Tilbakemeldingssløyfe: Oppmuntre ansatte til å gi tilbakemelding på hvor nyttig og forståelig håndboken er. Bruk innspillene til å gjøre forbedringer.

• Knytt til verdiene deres: Koble retningslinjer til kjerneverdiene. Forklar hvorfor de finnes og hvordan de støtter virksomhetens mål og kultur.

AI som hjelper

AI kan være et verdifullt verktøy for å generere innhold til ulike deler av håndboken – inkludert retningslinjer, prosedyrer, rutiner og forklaringer.

Kjernen i AI-støttet innholdsproduksjon er bruken av prompter, som er konkrete forespørsler eller instruksjoner du gir til AI-modellen for å generere relevant innhold.

Hva er en prompt?

En prompt er en kommando eller et innspill du gir til AI-en for å instruere den om hvilken type innhold som skal genereres. Den fungerer som startpunkt for at AI skal forstå konteksten og gi et svar.

Kvaliteten og tydeligheten på prompten er avgjørende for å få ønsket resultat. AI vil automatisk ta hensyn til håndbokens tittel og seksjonstittel, men her er noen tips:

Beste praksis for gode AI-prompter:

• Vær tydelig og spesifikk: Formuler klare og konkrete forespørsler. Unngå vage eller brede prompter.

• Bruk handlingsverb: Start prompten med verb som oppsummer, list opp, beskriv, forklar.

• Velg ønsket tone: Definer om tonen skal være profesjonell, uformell eller noe annet.

• Definer tekstformat: Angi hvordan teksten skal struktureres, for eksempel punktliste, ett avsnitt eller maks 10 setninger.

• Forstå begrensningene: AI har ikke tilgang til organisasjonsspesifikk kontekst. Dobbeltsjekk alltid AI-generert innhold.

Eksempel-prompter:

• "Beskriv på en formell måte hvordan man søker foreldrepermisjon i Tyskland."

• "List opp 3 nøkkelfaktorer for å gjennomføre effektive medarbeidersamtaler som leder."

• "Lag en sjekkliste for en effektiv onboarding av nye ansatte."

Ikke vær redd for å prøve deg frem med ulike promptformuleringer for å få best mulig resultat.

Vil du bruke håndbøker med Slack?

Få rask tilgang til håndbøker direkte i Slack.