Hvordan bruke arbeidsflyter for offboarding

Hvordan administrere offboarding med automatiske eller manuelle arbeidsflyter
Du kan nå administrere hele offboarding-prosessen med arbeidsflyter — noe som gjør det enklere å være konsekvent, involvere de riktige personene til rett tid, og unngå at noe faller mellom stolene.

Dette er et stort steg opp fra den gamle oppgavelisten, og gir deg mer fleksibilitet og kontroll. Slik får du mest ut av det:

Klikk her for å se en demovideo

Alternativ 1: Bruk en automatisk arbeidsflyt
Dette er ideelt hvis du vil redusere manuelt arbeid. Når den er satt opp, blir arbeidsflyten automatisk utløst når du setter en sluttdato for en ansatt.

Slik fungerer det:

1. Gå til fanen Arbeidsflyt > Maler.

2. Opprett en ny mal og velg automatisk utløsning.

3. Velg "Sluttdato for ansatt" som utløser.

4. Definer når arbeidsflyten skal starte — for eksempel 2 uker før sluttdato.

5. (Valgfritt) Begrens malen til bestemte avdelinger eller ansattegrupper.

6. Legg til kategorier og oppgaver. For hver oppgave:

   • Angi en frist (f.eks. 1 dag før sluttdato).

   • Tildel den til en person eller et team (f.eks. IT).

7. Lagre og aktiver malen ved å slå på utløseren.

Viktig:

• Husk å slå på utløseren før du setter sluttdato — ellers skjer ingenting.

• Vi bruker den siste ansettelsens sluttdato, ikke offboarding-datoen (fra Konto-seksjonen).

Tips: Unngå å utløse arbeidsflyter for tidlig ved midlertidige eller prøvetidsstillinger.

Hvis du bruker sluttdatoer for kontrakter eller nye ansatte som ikke faktisk slutter, kan automatisk offboarding utløses for tidlig.

Begrens derfor malen til f.eks. kun "fast ansatte", slik at den kun gjelder reelle offboardinger.

Alternativ 2: Bruk en manuell arbeidsflyt
Dette passer bedre hvis du ønsker mer kontroll over tidspunkt eller innhold før arbeidsflyten startes.

Slik fungerer det:

1. Gå til fanen Arbeidsflyt > Maler.

2. Opprett en ny mal uten å slå på utløseren.

3. Legg til kategorier og oppgaver som i det automatiske oppsettet.

4. Lagre malen.

Når du er klar for offboarding:

• Start arbeidsflyten fra Arbeidsflyt > Ny arbeidsflyt

• Eller fra ansattlisten via massehandlinger

• Eller direkte fra Konto > Offboarding-delen mens du avslutter en ansatt

Viktig: Sørg for at den ansatte har en sluttdato i Ansettelse-delen. Uten dette, og hvis noen oppgaver har frister relatert til sluttdato, vil arbeidsflyten feile og vise en feil.

Hvor ser oppgaveansvarlige sine oppgaver?
Når en arbeidsflyt utløses (automatisk eller manuelt), vil alle med oppgaver:

• Få e-post og varsling i appen

• Se oppgavene under Mine oppgaver i Arbeidsflyt

• Finne oppgavene i sin egen profil under Oppgaver

• Få e-postpåminnelser:

  • Før fristen

  • Hvis oppgaven blir forsinket

Administratorer og eiere kan følge med på alle aktive arbeidsflyter og oppgavefremdrift fra Arbeidsflyt-oversikten, og enkelt følge opp eller gripe inn ved behov.

Dette sikrer at ingenting blir glemt — selv om noen glemmer å sjekke sin egen liste.