Hvordan bruke workflows for onboarding

Hvordan sette opp og starte onboarding-arbeidsflyter automatisk eller manuelt.
Arbeidsflyter støtter nå fullt ut onboarding-prosesser — noe som hjelper deg med å holde ting konsistent, få riktig person involvert til riktig tid, og unngå å gå glipp av viktige steg når noen nye begynner.

Du kan velge å starte arbeidsflyter automatisk (basert på første ansettelsesdato) eller manuelt (for mer kontroll). Slik får du mest ut av det:

Klikk her for å se en demovideo 

Alternativ 1: Automatiske arbeidsflyter

Best for standard onboarding-prosesser hvor du ønsker at ting skjer uten manuelle steg.

Slik fungerer det:

• Gå til Arbeidsflyt > Maler, lag en ny mal og velg automatisk trigger.

• Velg “Første ansettelsesdato” som trigger.

• Sett når arbeidsflyten skal starte (f.eks. 1 uke før startdato).

• Legg til omfang — for eksempel gjelder kun for spesifikke team eller ansattkategorier.

• Legg til kategorier og oppgaver:

  • Sett tidsfrister (kan være relative til startdato, f.eks. “1 dag før”).

  • Tilordne oppgaver til enkeltpersoner eller team (f.eks. IT eller ledere).

• Lagre og aktiver triggeren.

Viktig: Triggeren må aktiveres før startdatoen settes — ellers skjer ingenting.

Tips til nye kunder:
Hvis du importerer ansatte og deres ansettelsesdata, må du sørge for at ingen automatiske maler som trigges på startdato er aktive under importen — ellers starter arbeidsflyter for alle samtidig.

Alternativ 2: Manuelle arbeidsflyter

Ideelt når du ønsker å kontrollere tidspunktet eller justere innholdet før du starter noe.

Slik fungerer det:

• Gå til Arbeidsflyt > Maler, lag en ny mal uten å aktivere triggeren.

• Legg til oppgaver, tidsfrister og ansvarlige.

• Lagre malen.

Du kan starte arbeidsflyten:

• Fra Arbeidsflyt > Ny arbeidsflyt fra mal

• Fra ansattlisten via menyen for massehandlinger

• Eller som en del av onboarding-malen (se nedenfor)

Merk: Sørg for at den ansatte har startdato satt i ansettelsesdelen. Uten den vil oppgaver som bruker startdato som frist gi feil.

Bruke arbeidsflyter med onboarding-malen

Hvis du bruker onboarding-malen (finnes i Innstillinger), kan du velge hvordan arbeidsflyter håndteres når du klikker “Fortsett onboarding” for en nyansatt:

Alternativ A: Bruk en automatisk arbeidsflytmal

• Velg “Bruk automatisk arbeidsflytmal” i onboarding-malen.

• Når du klikker “Fortsett onboarding” for en ansatt, får du en bekreftelse på at arbeidsflyten starter automatisk.

• Du trenger ikke gjøre noe mer — arbeidsflyten starter basert på ansattens startdato, så lenge malen er aktiv.

Tips: Det er ikke nødvendig å koble den automatiske arbeidsflyten til onboarding-malen, men det gir en tydelig bekreftelse når du starter onboardingen, noe som kan redusere forvirring.

Alternativ B: Bruk en manuell arbeidsflytmal

• Koble en manuell arbeidsflytmal i onboarding-malen.

• Når du klikker “Fortsett onboarding” får du arbeidsflyten integrert i prosessen og kan:

  • Redigere den om nødvendig

  • Publisere den direkte

Alternativ C: Ikke koble noen arbeidsflyt i onboarding-malen

• Du kan velge å ikke koble noen arbeidsflyt i onboarding-malen.

• Du kan fortsatt starte en arbeidsflyt når som helst:

  • Fra Arbeidsflyt > Ny arbeidsflyt

  • Eller via massehandlinger i ansattlisten

Dette fungerer både for automatiske og manuelle maler, men noen ting å huske på:

• Automatiske maler trigges fortsatt basert på startdato hvis de er aktive.

• Du får ikke bekreftelsesmelding ved “Fortsett onboarding”, så dette passer best hvis den som starter onboarding vet at automatikken er på plass.

• For manuelle maler er dette nyttig hvis du ønsker å starte arbeidsflyter separat, i bulk, eller oppretter ansettelsen etter “Fortsett onboarding”.

Hvor ser oppgaveansvarlige oppgavene sine?

Når en arbeidsflyt trigges (manuelt eller automatisk), vil alle som er tildelt oppgaver:

• Motta e-post og app-varsel

• Se oppgavene under “Mine oppgaver” i Arbeidsflyt

• Finne dem i sin profil under “Oppgaver”

• Få e-postpåminnelser:

  • Én dag før oppgaven forfaller

  • På forfallsdato

  • Hvis oppgaven blir forsinket

Administratorer og eiere kan følge fremdriften på alle onboarding-arbeidsflyter i oversikten, inkludert hvilke oppgaver som er fullført eller forsinket.