Hur man använder arbetsflöden för onboarding

Hur man sätter upp och startar onboarding-arbetsflöden automatiskt eller manuellt.
Arbetsflöden stödjer nu fullt ut onboarding-processer — vilket hjälper dig att hålla saker konsekventa, få rätt personer involverade vid rätt tidpunkt, och undvika att missa viktiga steg när någon ny börjar.

Du kan välja att starta arbetsflöden automatiskt (baserat på första anställningsdatum) eller manuellt (för mer kontroll). Så här använder du det på bästa sätt:

Klicka här för att se en demovideo 

Alternativ 1: Automatiska arbetsflöden

Bäst för standard onboarding-flöden där du vill att saker ska hända utan manuella steg.

Så här fungerar det:

• Gå till Arbetsflöde > Mallar, skapa en ny mall och välj automatisk trigger.

• Välj “Första anställningsdatum” som trigger.

• Ställ in när arbetsflödet ska starta (t.ex. 1 vecka innan startdatum).

• Lägg till omfång — t.ex. gäller bara specifika team eller anställningstyper.

• Lägg till kategorier och uppgifter:

  • Sätt deadlines (kan vara relativa till startdatum, som “1 dag innan”).

  • Tilldela uppgifter till individer eller team (t.ex. IT eller chefer).

• Spara och aktivera triggern.

Viktigt: Triggern måste aktiveras innan startdatum sätts — annars händer inget.

Tips till nya kunder: Om du importerar anställda och deras anställningsdata, se till att inga automatiska mallar som triggas på startdatum är aktiva under importen — annars startar arbetsflöden för alla samtidigt.

Alternativ 2: Manuella arbetsflöden

Perfekt när du vill kontrollera tidpunkten eller justera innehållet innan du startar något.

Så här fungerar det:

• Gå till Arbetsflöde > Mallar, skapa en ny mall utan att aktivera triggern.

• Lägg till uppgifter, deadlines och ansvariga.

• Spara mallen.

Du kan starta arbetsflödet:

• Från Arbetsflöde > Nytt arbetsflöde från mall

• Från anställdlistan via bulkåtgärder

• Eller som en del av onboarding-mallen (se nedan)

Obs: Se till att den anställde har ett startdatum i anställningsdelen. Utan det ger uppgifter som använder startdatum som deadline fel.

Använda arbetsflöden med onboarding-mallen

Om du använder onboarding-mallen (finns i Inställningar), kan du välja hur arbetsflöden hanteras när du klickar “Fortsätt onboarding” för en nyanställd:

Alternativ A: Använd en automatisk arbetsflödesmall

• Välj “Använd automatisk arbetsflödesmall” i onboarding-mallen.

• När du klickar “Fortsätt onboarding” för en anställd får du en bekräftelse på att arbetsflödet startas automatiskt.

• Du behöver inte göra något mer — arbetsflödet startar baserat på startdatum, så länge mallen är aktiv.

Tips: Det är inte obligatoriskt att länka arbetsflödet till onboarding-mallen, men det ger en tydlig bekräftelse vid “Fortsätt onboarding”, vilket kan minska förvirring.

Alternativ B: Använd en manuell arbetsflödesmall

• Länka en manuell arbetsflödesmall i onboarding-mallen.

• När du klickar “Fortsätt onboarding” visas arbetsflödet direkt i flödet och du kan:

  • Redigera om behövs

  • Publicera direkt därifrån

Alternativ C: Länka inget arbetsflöde i onboarding-mallen

• Du kan välja att inte länka något arbetsflöde i onboarding-mallen.

• Du kan ändå starta arbetsflöden när som helst:

  • Från Arbetsflöde > Nytt arbetsflöde

  • Eller via bulkåtgärder i anställdlistan

Detta fungerar både för automatiska och manuella mallar, men tänk på:

• Automatiska mallar triggas fortfarande baserat på startdatum om de är aktiva.

• Du får ingen bekräftelse vid “Fortsätt onboarding”, så detta passar bäst om den som fortsätter onboarding vet att automation finns.

• För manuella mallar är detta bra om du vill starta arbetsflöden separat, i bulk, eller skapa anställningen efter “Fortsätt onboarding”.

Var ser uppgiftsansvariga sina uppgifter?

När ett arbetsflöde startas (manuellt eller automatiskt) får alla tilldelade:

• E-post och app-notiser

• Se sina uppgifter under “Mina uppgifter” i Arbetsflöde

• Hitta dem i sin profil under “Uppgifter”

• Få e-postpåminnelser:

  • En dag innan uppgiften förfaller

  • På förfallodagen

  • Om uppgiften blir försenad

Administratörer och ägare kan följa alla onboarding-arbetsflöden i översikten, inklusive vilka uppgifter som är klara eller försenade.