Workflow: Automatisera och utlös arbetsflöden : Simployer

Hur du konfigurerar automatiska arbetsflöden och lyfter fram verkliga HR-scenarier som vägledning

Automatisering av arbetsflöden hjälper till att minska manuellt arbete och säkerställer att uppgifter startas och slutförs vid rätt tidpunkt. Med Workflows kan du starta arbetsflöden automatiskt baserat på viktiga händelser eller manuellt vid behov.

Vad är automatiska utlösare?

En utlösare är kopplad till en mall och är det som startar ett arbetsflöde automatiskt. I Workflows gör utlösare det möjligt att automatisera processer, spara tid och minska manuellt arbete.

Typer av automatiska utlösare

Arbetsflöden kan starta automatiskt när specifika livscykelhändelser inträffar:

Första anställningsstartdatum: Starta arbetsflöden för onboarding baserat på en medarbetares startdatum, antingen X dagar före eller X dagar efter startdatumet.
Ändrad befattningstitel: Utlös arbetsflöden när en medarbetares titel uppdateras i profilen.
Ändring till chefsroll: Automatisera arbetsflöden när en medarbetare övergår till en chefsroll (till exempel från att inte ha personalansvar till att leda medarbetare).
Sjukfrånvaro rapporterad: Starta arbetsflöden för att hantera uppföljning av sjukfrånvaro efter att en medarbetare har varit frånvarande under ett definierat antal sammanhängande dagar.

Genom att använda dessa utlösare säkerställer du att arbetsflöden initieras vid rätt tidpunkt, minskar manuellt arbete och gör processerna smidigare och mer effektiva.

Följ dessa steg för att skapa en automatisk mall och automatisera arbetsflöden baserat på livscykelhändelser:

Hur du skapar en automatisk mall

Steg 1: Skapa en ny mall

Gå till Company > Workflows > Manage Templates > Create Template
Lägg till ett namn och en beskrivning för mallen för att tydligt identifiera dess syfte.

Steg 2: Välj en automatisk utlösare

Under Trigger, välj en av de tillgängliga automatiska utlösarna:
- Första anställningsstartdatum: Utlös arbetsflödet baserat på en medarbetares startdatum (före eller efter X dagar).

Ändrad befattningstitel: Starta arbetsflödet när en medarbetares titel uppdateras i profilen.
Ändring till chefsroll: Utlös arbetsflöden när en medarbetare blir chef (från att inte ha personalansvar till att leda medarbetare).
Sjukfrånvaro rapporterad: Starta arbetsflöden när en medarbetare rapporterar sjukfrånvaro under ett definierat antal dagar.

Om detta är en automatisk mall, definiera omfattningen för att styra vilka medarbetare arbetsflödet gäller för:
- Välj team, avdelningar, kontor eller anställningstyper.
- Använd undantag för att förhindra att specifika individer eller grupper utlöser arbetsflödet.

Steg 4: Förhandsgranska och spara mallen

Använd Förhandsgranskning för att gå igenom alla detaljer, inklusive:

Uppgifter, deadlines och tilldelade ansvariga.
Inställningar för utlösare och omfattning.

När allt är granskat, klicka på ”Spara” för att slutföra mallen.

Steg 5: Aktivera mallen

Gå till sidan Mallbiblioteket och hitta den nyligen skapade mallen.
Slå PÅ utlösarhändelsen för att aktivera automatiseringen av arbetsflödet.

Steg 4: Förhandsgranska och spara mallen
Använd förhandsgranskning för att gå igenom detaljer: uppgifter, deadlines, ansvariga, trigger och omfattning.
Klicka på "Save" för att slutföra mallen.

Steg 5: Aktivera mallen
Gå till fliken Templates och hitta din nya mall.
Slå på den automatiska triggern för att aktivera automatiseringen.

Vad händer härnäst?

Arbetsflöden startar nu automatiskt varje gång den valda utlösarhändelsen inträffar (till exempel en medarbetares anställningsstartdatum).

Du kan övervaka aktiva arbetsflöden från sidan Översikt över arbetsflöden.

Vanliga användningsområden

Arbetsflöden hjälper till att automatisera och effektivisera viktiga HR-processer. Här är praktiska exempel på hur automatiska arbetsflöden kan spara tid och minska manuellt arbete:

1. Automatisera onboarding-processer

Utlösare: Första anställningsstartdatum (X dagar före eller efter startdatum).
Användningsområde: Starta automatiskt ett onboarding-arbetsflöde för nyanställda för att säkerställa att uppgifter som IT-konfiguration, teamintroduktioner och administration genomförs i tid.

Exempel på uppgifter:

Förbereda arbetsstation (IT).
Schemalägga introduktionsmöte första dagen (HR).
Tilldela en fadder för första veckan (Chef).

2. Hantera rollförändringar och befordringar

Utlösare: Ändrad befattningstitel.
Användningsområde: Automatisera arbetsflöden när medarbetare befordras eller byter roll för att säkerställa smidiga övergångar.

Exempel på uppgifter:

Uppdatera befattning i HR-systemet.
Planera ledarskapsutbildning för nya chefer.
Informera teamet om rollförändringen.

3. Stötta medarbetare som går in i chefsroller

Utlösare: Ändring till chefsroll.
Användningsområde: Starta arbetsflöden som förbereder nyblivna chefer för deras ansvar.

Exempel på uppgifter:

Anmäla till chefsutbildning.
Schemalägga 1:1-möten med direktrapporterande.
Konfigurera verktyg som tillgång till rapporteringsdashboards.

4. Följa upp långvarig sjukfrånvaro

Utlösare: Sjukfrånvaro rapporterad (efter X sammanhängande dagar).
Användningsområde: Starta automatiskt arbetsflöden för att hantera långvarig frånvaro och säkerställa efterlevnad av regelverk.

Exempel på uppgifter:

Kontakta medarbetaren (HR).
Skicka nödvändig dokumentation för sjukfrånvarouppföljning (Administration).
Boka möte för rehabiliterings- eller uppföljningsplan (Chef).

Behöver du mer hjälp?

Om du vill utforska arbetsflöden ytterligare eller behöver mer vägledning kan du ta del av dessa fördjupande artiklar: