Hur du sätter upp automatiska arbetsflöden och exempel på verkliga HR-scenarier som hjälper dig.
Automatisering av arbetsflöden minskar manuellt arbete och säkerställer att uppgifter startas och slutförs i rätt tid. Med Workflows kan du utlösa arbetsflöden automatiskt baserat på viktiga händelser eller manuellt vid behov.
Vad är automatiska triggers?
En trigger är kopplad till en mall och startar ett arbetsflöde automatiskt. I Workflows kan triggers automatisera processer, spara tid och minska manuellt arbete.
Typer av automatiska triggers
Arbetsflöden kan starta automatiskt vid specifika livscykelhändelser:
Anställningsdatum: Starta arbetsflöden för onboarding baserat på anställds startdatum, antingen X dagar före eller efter start.
Ändrad befattningstitel: Utlös arbetsflöden när anställds titel uppdateras i profilen.
Befattningsändring till chef: Automatisera arbetsflöden när en anställd går till en chefstjänst (t.ex. från ingen personalansvar till att leda andra).
Sjukanmälan: Starta arbetsflöden för uppföljning av sjukfrånvaro efter ett definierat antal på varandra följande dagar.
Genom att använda dessa triggers kan du säkerställa att arbetsflöden startar i rätt tid, minska manuellt arbete och göra processerna smidigare och mer effektiva.
Så här ställer du in en automatisk mall
Steg 1: Skapa en ny mall
Gå till Workflows-sidan och klicka på "New Template".
Lägg till namn och beskrivning för mallen som tydligt förklarar syftet.
Steg 2: Välj en automatisk trigger
Under Trigger, välj en av de tillgängliga automatiska triggerna:
Anställningsdatum: Utlös arbetsflödet baserat på anställds startdatum (före eller efter X dagar).
Ändrad befattningstitel: Starta arbetsflödet när anställds titel uppdateras.
Befattningsändring till chef: Utlös arbetsflöde när en anställd blir chef.
Sjukanmälan: Starta arbetsflöde när sjukanmälan rapporteras för ett definierat antal dagar.
Om detta är en automatisk mall, definiera omfattningen för vilka anställda arbetsflödet gäller för:
Välj team, avdelningar, kontor eller anställningstyper.
Använd undantag för att förhindra att vissa individer eller grupper utlöser arbetsflödet.
Exempel:
Ställ in en "Uppföljning av sjukfrånvaro" som bara utlöses för anställda på kontoret i Stockholm efter 3 på varandra följande sjukdagar.
Steg 3: Ställ in uppgiftslistan
Lägg till uppgifter som måste slutföras i arbetsflödet:
Definiera deadlines (t.ex. “3 dagar efter arbetsflödets start”).
Tilldela uppgiftsägare (individer eller grupper).
Lägg till länkar eller instruktioner för tydlighet.
Uppgifterna visas automatiskt i de ansvarigas listor när arbetsflödet startar.
Steg 4: Förhandsgranska och spara mallen
Använd förhandsgranskning för att gå igenom detaljer: uppgifter, deadlines, ansvariga, trigger och omfattning.
Klicka på "Save" för att slutföra mallen.
Steg 5: Aktivera mallen
Gå till fliken Templates och hitta din nya mall.
Slå på den automatiska triggern för att aktivera automatiseringen.
Vad händer härnäst?
Arbetsflöden startar nu automatiskt när vald triggerhändelse inträffar (t
ChatGPT said:
.ex. anställningsdatum).
Du kan övervaka aktiva arbetsflöden via översikten i Workflows.
Vanliga användningsområden
Automatisera onboarding
Trigger: Anställningsdatum (X dagar före/efter start).
Användning: Starta onboardingflöde automatiskt för nyanställda.Hantera rollförändringar och befordringar
Trigger: Ändrad befattningstitel.
Användning: Automatisera processer vid befordringar eller rollbyten.Stötta nyblivna chefer
Trigger: Befattningsändring till chef.
Användning: Starta arbetsflöde för att förbereda nya chefer.Följ upp vid längre sjukfrånvaro
Trigger: Sjukanmälan (efter X dagar).
Användning: Automatisera uppföljning av långtidsfrånvaro.
Behöver du mer hjälp?
För mer information, se dessa artiklar:
Så här lämnar du feedback!
Du kan alltid lämna feedback via meddelandeappen.
Var artikeln till hjälp?
Toppen!
Tack för din feedback
Vi beklagar att det inte var till hjälp
Tack för din feedback
Feddback skickat
Vi uppskattar din feedback och uppdaterar artikeln vid behov