Hur man använder manuella mallar för att effektivisera processer med Workflow

Ändrad den Tors, 5 juni vid 12:04 E.M.

Denna guide förklarar hur du skapar, anpassar och startar manuella mallar för att effektivisera dina HR-processer.

Manuella mallar i Workflows låter dig starta workflows för specifika medarbetare, team, avdelningar eller kontor på ett specifikt datum. De sparar tid genom att standardisera processer för återkommande uppgifter, samtidigt som du har full kontroll över när och för vem workflows startas.

1. Vad är manuella mallar?
Manuella mallar är återanvändbara arbetsflödesmallar som du kan starta manuellt vid behov. Till skillnad från automatiska mallar (som startar workflows baserat på livscykelhändelser) låter manuella mallar dig:
Starta workflows vid behov.
Applicera workflows på specifika medarbetare, team, avdelningar eller kontor.
Spara tid genom att återanvända mallar för återkommande HR-processer.

2. När ska man använda manuella mallar?
Manuella mallar är perfekta för processer där du:

Vill kontrollera när workflows startar (t.ex. projekt-onboarding eller reboarding).
Behöver starta workflows för specifika grupper (team, avdelningar) eller individer.
Inte behöver automatiska triggers som anställningsdatum eller titeländringar.

3. Hur man skapar en manuell mall
Följ dessa steg för att skapa en manuell mall:

Gå till Workflows-sidan och klicka på "Ny mall".
Ge mallen ett tydligt namn som speglar syftet (t.ex. "Reboarding-process" eller "Checklista för befattningsändring").
Lägg till en beskrivning av vad arbetsflödet gör.
Välj trigger: välj "Manuell trigger" genom att stänga av "Använd automatisk trigger" (detta låter dig starta workflowen manuellt).
Lägg till uppgifter: definiera deadlines (t.ex. "3 dagar efter workflow-start"), tilldela ansvariga, lägg till länkar eller instruktioner.
Förhandsgranska och spara.

4. Hur man startar workflows från en manuell mall
När du skapat mallen:

Gå till Workflows-sidan och klicka på "Nytt workflow".
Välj din manuella mall från rullgardinsmenyn.
Definiera vem workflowen gäller för (individer, team, avdelningar, kontor).
Ange startdatum – detta bestämmer när deadlines börjar gälla.
Granska uppgifter och ansvariga, och publicera workflowen.
Workflowen syns nu i översikten och uppgifter blir synliga för ansvariga.

5. Vanliga användningsområden
Exempel där manuella mallar effektiviserar processer:

Reboarding av anställda som återvänder från ledighet.
Onboarding för nya projekt.
Workflows för specifika team eller avdelningar, t.ex. utbildningar eller teamaktiviteter.
Skräddarsydda uppföljningar för enskilda medarbetare.

Behöver du mer hjälp?
För mer vägledning, se dessa relaterade artiklar:

Hur du ger feedback!
Du kan alltid lämna feedback via messenger-appen.