Workflow: Automatiser og utløse arbeidsflyter

Endret Fri, 23 Jan ved 12:53 PM

Hvordan sette opp automatiske arbeidsflyter og vise virkelige HR-scenarier som veiledning

Automatisering av arbeidsflyter bidrar til å redusere manuelt arbeid og sikrer at oppgaver startes og fullføres til riktig tid. Med Workflows kan du starte arbeidsflyter automatisk basert på viktige hendelser, eller manuelt ved behov.

Hva er automatiske utløsere?

En utløser er knyttet til en mal og er det som starter en arbeidsflyt automatisk. I Workflows gjør utløsere det mulig å automatisere prosesser, spare tid og redusere manuelt arbeid.

Typer automatiske utløsere

Arbeidsflyter kan starte automatisk når bestemte livssyklushendelser inntreffer:

Første ansettelsesstartdato: Start arbeidsflyter for onboarding basert på en ansatts startdato, enten X dager før eller X dager etter startdato.
Endring av stillingstittel: Utløs arbeidsflyter når en ansatts tittel oppdateres i profilen.
Endring til lederrolle: Automatiser arbeidsflyter når en ansatt går over til en lederrolle (for eksempel fra å ikke ha personalansvar til å lede medarbeidere).
Sykefravær rapportert: Start arbeidsflyter for å følge opp sykefravær etter at en ansatt har vært borte i et definert antall sammenhengende dager.

Ved å bruke disse utløserne kan du sikre at arbeidsflyter startes til riktig tid, redusere manuelt arbeid og gjøre prosessene mer smidige og effektive.

Følg disse trinnene for å opprette en automatisk mal og automatisere arbeidsflyter basert på livssyklushendelser:

Hvordan sette opp en automatisk mal

Trinn 1: Opprett en ny mal

Gå til Company > Workflows > Manage Templates > Create Template
Legg til navn og beskrivelse for malen for å tydelig identifisere formålet.

Trinn 2: Velg en automatisk utløser

Under Trigger, velg en av de tilgjengelige automatiske utløserne:
- Første ansettelsesstartdato: Utløs arbeidsflyten basert på en ansatts startdato (før eller etter X dager).

Endring av stillingstittel: Start arbeidsflyten når en ansatts stillingstittel oppdateres i profilen.
Endring til lederrolle: Utløs arbeidsflyter når en ansatt blir leder (fra å ikke ha personalansvar til å lede medarbeidere).
Sykefravær rapportert: Start arbeidsflyter når en ansatt rapporterer sykefravær over et definert antall dager.

Hvis dette er en automatisk mal, definer omfanget for å styre hvilke ansatte arbeidsflyten gjelder for:
- Velg team, avdelinger, kontorer eller ansettelsestyper.
- Bruk unntak for å hindre at spesifikke personer eller grupper utløser arbeidsflyten.

Du kan sette opp en arbeidsflyt for «Oppfølging av sykefravær» som kun utløses for ansatte ved Oslo-kontoret etter 3 sammenhengende dager med rapportert sykefravær.

Trinn 3: Sett opp oppgavelisten

Legg til oppgaver som må fullføres i arbeidsflyten:

Definer frister (for eksempel: «3 dager etter at arbeidsflyten starter»).
Angi oppgaveansvarlige (spesifikke personer eller grupper som team eller avdelinger).
Legg til lenker eller instruksjoner for hver oppgave for å sikre tydelighet.

Oppgavene vil automatisk vises i oppgavelistene til de relevante ansvarlige når arbeidsflyten utløses.

Bruk Forhåndsvisning for å gjennomgå alle detaljer, inkludert:

Oppgaver, frister og tildelte ansvarlige.
Utløser- og omfangsinnstillinger.

Når gjennomgangen er fullført, klikk «Lagre» for å fullføre malen.

Trinn 5: Aktiver malen

Gå til siden Malbibliotek og finn den nylig opprettede malen.
Slå utløserhendelsen PÅ for å aktivere automatiseringen av arbeidsflyten.

Hva skjer videre?

Arbeidsflyter vil nå starte automatisk hver gang den valgte utløserhendelsen inntreffer (for eksempel en ansatts ansettelsesstartdato).

Du kan overvåke aktive arbeidsflyter fra siden Workflows Oversikt.

Vanlige bruksområder

Arbeidsflyter hjelper deg å automatisere og effektivisere sentrale HR-prosesser. Her er praktiske eksempler på hvordan automatiske arbeidsflyter kan spare tid og redusere manuelt arbeid:

1. Automatisere onboarding-prosesser

Utløser: Første ansettelsesstartdato (X dager før eller etter startdato).
Bruksområde: Start automatisk en onboarding-arbeidsflyt for nyansatte, slik at oppgaver som IT-oppsett, teamintroduksjoner og dokumentasjon fullføres til riktig tid.

Eksempel på oppgaver:

Klargjøre arbeidsstasjon (IT).
Planlegge introduksjonsmøte første dag (HR).
Tilordne fadder for første uke (Leder).

2. Håndtere rolleendringer og forfremmelser

Utløser: Endring av stillingstittel.
Bruksområde: Automatiser arbeidsflyter når ansatte forfremmes eller går over i nye roller, for å sikre smidig overgang.

Eksempel på oppgaver:

Oppdatere stilling i HR-systemet.
Planlegge lederopplæring for nye ledere.
Varsle teamet om rolleendringen.

3. Støtte ansatte som går inn i lederroller

Utløser: Endring til lederrolle.
Bruksområde: Start arbeidsflyter som forbereder nyutnevnte ledere på deres ansvar.

Eksempel på oppgaver:

Melde på lederutviklingsprogram.
Planlegge 1:1-møter med direkte rapporterende.
Sette opp nødvendige verktøy, som tilgang til rapporteringsdashbord.

4. Følge opp langvarig sykefravær

Utløser: Sykefravær rapportert (etter X sammenhengende dager).
Bruksområde: Start automatisk arbeidsflyter for å håndtere langvarig fravær og sikre etterlevelse av regelverk.

Eksempel på oppgaver:

Ta kontakt med den ansatte (HR).
Sende påkrevd dokumentasjon for sykefraværsoppfølging (Administrasjon).
Planlegge møte om oppfølgings- eller rehabiliteringsplan (Leder).

Trenger du mer hjelp?

Hvis du vil utforske arbeidsflyter videre eller trenger mer veiledning, kan du lese disse detaljerte artiklene: