Workflow: Automatiser og utløse arbeidsflyter

Endret Thu, 5 Jun ved 12:32 PM

Hvordan sette opp automatiske arbeidsflyter, med eksempler på reelle HR-scenarier som veileder deg.

Automatisering av arbeidsflyter bidrar til å redusere manuelt arbeid, og sikrer at oppgaver startes og fullføres til riktig tid. Med Workflows kan du utløse arbeidsflyter automatisk basert på viktige hendelser eller manuelt ved behov.

Hva er automatiske triggere?
En trigger er knyttet til en mal og er det som starter en arbeidsflyt automatisk. I Workflows kan triggere automatisere prosesser, spare tid og redusere manuelt arbeid.

Typer automatiske triggere
Arbeidsflyter kan starte automatisk ved spesifikke livssyklus-hendelser:

Ansettelsesdato: Start arbeidsflyter for onboarding basert på ansattes startdato, enten X dager før eller etter start.
Endret stillingstittel: Utløs arbeidsflyter når ansattes tittel oppdateres i profilen.
Stillingsendring til lederrolle: Automatiser arbeidsflyter når en ansatt går over til lederrolle (f.eks. fra uten lederansvar til å lede andre).
Sykefravær meldt: Start arbeidsflyter for oppfølging av sykefravær etter et definert antall påfølgende fraværsdager.

Ved å bruke disse triggerne kan du sikre at arbeidsflyter starter til riktig tid, redusere manuelt arbeid og gjøre prosesser mer effektive.

Slik setter du opp en automatisk mal

Steg 1: Lag en ny mal
Gå til Workflows-siden og klikk på "New Template".
Legg til navn og beskrivelse for malen som tydelig forklarer formålet.

Steg 2: Velg en automatisk trigger
Under Trigger, velg en av de tilgjengelige automatiske triggerne:

Ansettelsesdato: Utløs arbeidsflyten basert på ansattes startdato (før eller etter X dager).
Endret stillingstittel: Start arbeidsflyten når ansattes tittel oppdateres.
Stillingsendring til lederrolle: Utløs arbeidsflyt når en ansatt blir leder.
Sykefravær meldt: Start arbeidsflyt når sykefravær rapporteres for et definert antall dager.

Hvis dette er en automatisk mal, definer omfanget for hvilke ansatte arbeidsflyten gjelder for:
Velg team, avdelinger, kontorer eller ansettelsestyper.
Bruk unntak for å hindre at enkelte individer eller grupper utløser arbeidsflyten.

Eksempel:
Sett opp en "Sykefraværsoppfølging" som utløses kun for ansatte på Oslo-kontoret etter 3 sammenhengende sykefraværsdager.

Steg 3: Sett opp oppgavelisten
Legg til oppgaver som må fullføres i arbeidsflyten:

Definer frister (f.eks. “3 dager etter arbeidsflytstart”).
Tilordne oppgaveansvarlige (individer eller grupper).
Legg til lenker eller instruksjoner for å sikre tydelighet.
Oppgavene vises automatisk i oppgavelistene til de ansvarlige når arbeidsflyten starter.

Steg 4: Forhåndsvis og lagre malen
Bruk forhåndsvisning for å gå gjennom alle detaljer: oppgaver, frister, ansvarlige, trigger og omfang.
Klikk "Save" for å fullføre malen.

Steg 5: Aktiver malen
Gå til Templates-fanen og finn den nye malen.
Skru på den automatiske triggeren for å aktivere automatiseringen.

Hva skjer videre?
Arbeidsflyter starter nå automatisk når valgt triggerhendelse skjer (f.eks. ansattes startdato).
Du kan følge med på aktive arbeidsflyter via Workflows Overview-siden.

Vanlige bruksområder

Automatiser onboarding
Trigger: Ansettelsesdato (X dager før/etter start).
Bruk: Start onboardingarbeidsflyt for nye ansatte for å sikre oppgaver som IT-oppsett, introduksjon og papirarbeid.
Håndtere rolleendringer og forfremmelser
Trigger: Endret stillingstittel.
Bruk: Automatiser prosesser når ansatte blir forfremmet eller bytter rolle.
Støtte ansatte som blir ledere
Trigger: Stillingsendring til lederrolle.
Bruk: Start arbeidsflyt for å forberede nye ledere.
Oppfølging av langtids sykefravær
Trigger: Sykefravær meldt (etter X dager).
Bruk: Automatiser oppfølging av langtidsfravær i henhold til regelverk.

Trenger du mer hjelp?
For mer informasjon, sjekk ut disse artiklene:

Hvordan gi tilbakemelding!
Du kan alltid gi tilbakemelding via meldingsappen.