Jobbe i en aktiv prosess i Simployer Classic

Jobbe i en aktiv prosess i Simployer Classic

Målgruppe- rolle:

Prosessansvarlig, oppgaveutfører (leder, medarbeider, gruppegjennomfører)

Formål:

Forklare hvordan man navigerer i en aktiv prosess, forstår oppgavelisten og utfører/håndterer oppgaver. 

Forstå prosessoversikten

Etter oppstart vises en oversikt med: 

• Øverste rad: 
  • hvem prosessen gjelder
  • prosessansvarlig
  • hvem som opprettet den
  • overordnede notater
  • styringsdato. 
• Faser: Prosessen har flere faser, og hver fase inneholder oppgaver. 

Synlighet av oppgaver 

On-/Offboarding: Normalt ser bare prosessansvarlig alle oppgaver. 

HMS-prosesser: Det er vanlig at alle som har oppgaver i prosessen kan se samtlige oppgaver. 

Tips: Når du får tildelt en prosess, gå igjennom oppgavene dine for å få oversikt.

Forstå kolonner i oppgavelisten 

• Navn – Klikk for å se utfyllende rutinetekst, vedlegg og lenker. 
• Frist – Dato for når oppgaven skal utføres. Du mottar varsel i forkant. Anbefaling: Endre fristen til faktisk dato for utførelse, slik at varselet blir mer presist. 
• Utføres av – Hvem som er ansvarlig for oppgaven. 
• Notater – Brukes for å legge til hjelp/opplysninger, og fungerer som intern kommunikasjonskanal mellom prosessansvarlig og utfører. • Status – Viser oppgavens nåværende status. 
• Handlingsknapp (blå firkant med tre hvite prikker) – Gir mulighet til å: bytte utfører, utføre oppgaven, eller sette oppgaven til «ikke aktuell».

Legge til en ekstra oppgave 

Trykk på handlingsknappen øverst til høyre i prosessoversikten og velg «Opprett oppgave». Den nye oppgaven knyttes til den aktive prosessen.  

Fullføre prosessen 

Når alle oppgaver er utført, trykk på handlingsknappen øverst til høyre og velg «Utført».