Visma.Net-integrasjon

Viktig: For alle nye integrasjonsoppsett anbefales det sterkt å gjennomføre den første synkroniseringen med kun et begrenset antall brukere. Dette bidrar til å sikre datakvalitet og en smidig onboarding før hele organisasjonen inkluderes.

Referanse: Generelt oppsett

Før du konfigurerer denne integrasjonen, må du fullføre Simployer HRM-integrasjon – Generelt oppsett.

Denne veiledningen dekker de innledende stegene for oppsett av integrasjoner i Simployer og sikrer at nødvendige grunninnstillinger er på plass for vellykket datasynkronisering.

Oversikt

Med denne Visma.net-integrasjonen kobler du Simployer One til Visma.net via API, og kan deretter:

• Kjøre planlagt og/eller manuell synkronisering av ansattdata som personopplysninger, ansettelsesdata, kompensasjonsdata m.m. fra Simployer One til Visma.net.

• Alle nye ansatte opprettes som utkast, slik at endelig godkjenning og aktivering skjer i Visma.net.

• Synkronisere fraværsdata som sykdom, foreldrepermisjon og ferie til Visma.net for ønsket periode. Du har full kontroll over hvilke fravær som eksporteres, for hvilke ansatte og for hvilke perioder.

Krav

Integrasjonen mellom Simployer One og Visma.net er for øyeblikket kun tilgjengelig via invitasjon (Invite Only).
Kunder må derfor be om en invitasjonskode via kundestøtte og følge stegene nedenfor. Dette må gjøres før konfigurasjonen legges til i Simployer One.

Steg for å godkjenne Visma-integrasjonen

1. Logg inn i Visma App Store med Visma-kontoen din.

2. Sørg for at du er logget inn som bruker med rollen Integration Administrator for selskapet.

3. Velg selskapet ditt i App Store.

4. Legg inn invitasjonskoden du har mottatt.

5. Godkjenn integrasjonen ved å velge nødvendige tilganger (scopes: read & write) og klikke Integrate.

6. Integrasjonen vil nå vises under My Apps i App Store.

Finne Tenant ID

• Hvert selskap har en unik Tenant ID som kreves for integrasjonen.

• Du finner den øverst til høyre i Visma App Store, under selskapsvelgeren.

• Del Tenant ID med oss dersom du blir bedt om det.

Invitasjonskoden er gyldig i 5 dager og fjernes automatisk fra systemet etter 30 dager dersom den ikke brukes.

Tekniske forutsetninger for integrasjonen

Visma.net

Du må ha tilgang til følgende gyldige opplysninger:

• Visma Tenant ID

Simployer One

• Gyldig Access Token for Public API

Minst ett Access Token for Public API må opprettes og brukes til å koble systemene sammen.
Dersom du ikke allerede har opprettet et token, gjør du dette via Innstillinger → Access tokens.

Terminologi og felttilordning (Simployer One → Visma.net)

Denne seksjonen forklarer hva sentrale felt kalles i Visma.net, slik at kunder enklere kan verifisere data og feilsøke.

Viktige feltnavn i Visma.net

Valg av lønnsfelt i VismaNet (basert på kontraktens lønnstype)

Utbetalingsperiode i Simployer One bestemmer kontraktens lønnstype i VismaNet, som igjen avgjør hvilket lønnsfelt i VismaNet som oppdateres.

Viktig: Beløpet sendes til Månedslønn / Timelønn / Årslønn basert på kontraktens lønnstype.

Før du starter (krav til ansattdata)

Alle ansatte må ha komplett informasjon registrert i Simployer One før de kan synkroniseres til VismaNet. Manglende data vil føre til at ansatte hoppes over.

Obligatorisk informasjon

Personopplysninger

• Fornavn

• Etternavn

• Fødselsdato

• Personnummer (SSN)

• Jobb-e-postadresse

• Full adresse (inkludert land)

Bankkonto

Velges basert på kontotype:

Norske bankkontoer:

• Land

• Kontonummer

Internasjonale bankkontoer:

• Land

• IBAN

• BIC/SWIFT-kode

• Kontonummer

Ansettelsesdetaljer (minst én ansettelse)

• Startdato for ansettelse

• Stillingsprosent (i prosent, f.eks. 100 %) (VismaNet: Part Time Factor)

• Yrkes­kode i notatfeltet for ansettelse (må være 7 siffer) (VismaNet: Type of Work)

Lønnsinformasjon

• Lønnsbeløp

• Dato for når lønnen trer i kraft

• Utbetalingsperiode må være én av følgende (VismaNet: Contract Salary Type):

  • Månedlig

  • Timelønn

  • Årlig

• Gyldig, aktiv kompensasjonsregistrering

Feltregler og formater

Format for yrkeskode

Yrkeskoden er en 7-sifret norsk yrkeskode som må registreres i notatfeltet for ansettelse.
(Visma.net: Type of Work)

Støttede formater

Viktig: Dersom formatet på yrkeskoden i «notat»-feltet er ugyldig, vil den ansatte bli hoppet over under synkronisering.

Hva kan endres i Visma

Noen felt kan endres direkte i Visma.net uten å bli overskrevet ved neste synkronisering.

Trygt å endre i Visma

(Disse blir IKKE overskrevet)

• Betalingsmåte – Hvis du endrer fra bankoverføring til kontant, beholdes valget

• Private/mobiltelefoner – Manuelt lagt til telefonnumre (ikke av typen Business)

• Private e-postadresser – Manuelt lagt til e-postadresser (ikke av typen Business)

• Skatteinformasjon

• Pensjonsdetaljer

• Fagforeningsmedlemskap

• Sykefraværsinformasjon

• Firmabiler

Oppdateres fra Simployer One

Disse feltene inngår i synkronisering. Simployer One er master for disse feltene, og endringer vil bli overskrevet i Visma.net.
Det anbefales å gjøre endringer på disse feltene kun i Simployer One.

• Ansattnavn

• Fødselsdato

• Personnummer

• Jobb-e-post (fra Simployer One)

• Jobbtelefon (fra Simployer One)

• Adresse

• Bankkontodetaljer

• Stillingsprosent

• Yrkeskode

• Lønnsbeløp

• Ansettelsestype (midlertidig/fast)

Hardkodede felt (kan ikke endres via integrasjonen)

Noen felt settes automatisk av integrasjonen og kan ikke tilpasses. Dette er systemstandarder:

Arbeidstidsavtale

• Fast verdi: 0387f476-2471-4816-8b94-cdabb8fe4c21
  (Normal arbeidstid – 37,5 t/u, Norge)

Hva betyr dette:
Alle ansatte synkroniseres med denne standard arbeidstidsavtalen.

• Kan du endre dette i Visma.net? Ja

• Vil synk overskrive endringen? Nei

Stillingskategori (ansettelsestype i VismaNet)

• Fast verdi: Ordinary

Hva betyr dette:
Alle ansatte synkroniseres som «Ordinary».

• Kan du endre dette i Visma.net? Ja (f.eks. maritimArbeidsforhold, Freelancer, Pensjonist)

• Vil synk overskrive endringen? Nei

E-posttype

• Fast verdi: Business

Hva betyr dette:
E-post fra Simployer One synkroniseres alltid som «Business».

• Kan du legge til andre e-posttyper i Visma.net? Ja

• Vil synk overskrive disse? Nei

Telefontype

• Fast verdi: Business

Hva betyr dette:
Telefonnumre fra Simployer One synkroniseres alltid som «Business».

• Kan du legge til andre telefontyper? Ja

• Vil synk overskrive disse? Nei

Betalingsmetode

• Fast verdi: bank

Hva betyr dette:
Alle ansatte settes opp med bankoverføring.

• Kan du endre dette i Visma.net? Ja

• Vil synk overskrive endringen? Nei

Skriv ut lønnsslipp

• Fast verdi: false (deaktivert)

• Kan du endre dette i Visma.net? Ja

• Vil synk overskrive endringen? Nei

Lønnstype

• Fast verdi: Period

Merk: Dette er forskjellig fra kontraktens lønnstype (månedlig, timelønn, årlig), som styres av utbetalingsperiode i Simployer One og synkroniseres.

Sluttårsak (ved sluttdato)

• Fast verdi: arbeidstakerHarSagtOppSelv

• Kan du endre dette i Visma.net? Ja

• Vil synk overskrive endringen? Nei

Viktig poeng:
Alle hardkodede felt kan endres manuelt i Visma.net etter første synk, og endringene blir ikke overskrevet ved senere synkroniseringer.

Hvordan stilling og ansettelse fungerer

Stilling/ansettelse (Visma.net)

• Representerer hele ansettelsesforholdet

• Opprettes ved første synk

• Startdato baseres på ansettelsesdato i Simployer

• Endringer spores via historikk

Ansettelse (Simployer One)

• Kan ha flere ansettelsesposter i samme periode

• Hver endring blir en historikkpost i samme stilling i Visma.net

Eksempel

Scenario:
Ansatt starter 1. jan. 2024 og får endret stillingsprosent 1. juli 2024

I Simployer One:

• Ansettelse 1: 1. jan – 30. juni 2024 (80 %)

• Ansettelse 2: 1. juli 2024 – nå (100 %)

I Visma.net:

• ÉN stilling fra 1. jan 2024

• Historikk: 80 % → 100 %

Viktig:
Endringer i Simployer One oppretter ikke nye stillinger i Visma.net, men oppdaterer historikk.

Hvordan kompensasjon fungerer

Kompensasjon (Simployer One)

• Flere kompensasjonsrader kan eksistere

• Kun den nyeste gjeldende synkroniseres

Lønnssynk (Visma.net)

• Kun siste kompensasjonsbeløp sendes

• Tilbakedaterte kompensasjoner støttes

Eksempel – lønnsjustering med tilbakevirkende dato

I Simployer One:

• Kompensasjon 1: 1. jan 2024 – 45 000

• Kompensasjon 2: 1. apr 2024 – 48 000 (opprettet i mai)

Synk til Visma.net:
48 000 (månedslønn)

Lønnstyper: Månedlig, Timelønn, Årlig

Integrasjonen støtter tre lønnstyper basert på hvordan ansatte lønnes.

Hvordan det fungerer

Utbetalingsperiode i Simployer One bestemmer hvilket lønnsfelt i Visma.net som brukes til å sende lønnsbeløpet.

Viktig: Systemet setter automatisk riktig lønnsfelt basert på utbetalingsperioden. Du trenger ikke å gjøre noe spesielt – sørg bare for at utbetalingsperiode og lønnsbeløp er korrekt registrert.

Endring av lønnstype

Hvis en ansatts utbetalingsperiode endres (for eksempel fra månedlig til timelønn):

• Oppdater utbetalingsperiode i Simployer One

• Oppdater lønnsbeløpet slik at det samsvarer med den nye perioden

• Neste synk vil opprette en ny lønnshistorikkoppføring i Visma

Ansettelsestype: Midlertidig vs. Fast

Støttede typer

Integrasjonen støtter to ansettelsestyper:

• Fast (Permanent i Visma)

• Midlertidig (Temporary i Visma)

Hvordan ansettelsestype bestemmes

I Simployer One:

• Hvis feltet for ansettelsestype inneholder ordet «temporary» (uavhengig av store/små bokstaver), synkroniseres ansettelsen som Midlertidig

• Ellers synkroniseres den som Fast

Endring mellom ansettelsestyper

Du kan endre en ansatt fra midlertidig til fast, eller omvendt:

• Opprett en ny ansettelse i Simployer One med oppdatert ansettelsestype

• Neste synk vil opprette en ny historikkoppføring for ansettelse i Visma

Merk: Dersom ansettelsestypen i Visma er satt til noe annet enn Midlertidig eller Fast, vil integrasjonen ikke oppdatere den. Dette sikrer at spesielle ansettelsestyper som er satt direkte i Visma beholdes.

Viktige punkter å huske

Før integrasjonen settes opp

Ny tenant i Simployer One med ansatte som allerede finnes i VismaNet

• Sørg for at ansettelsesdato er lik startdato for stilling i VismaNet

• Sørg for at bankkonto, personnummer og andre felt har korrekt land og valuta registrert i Simployer One

• Sørg for at ansettelsen i Simployer One har yrkeskode (Type of Work i VismaNet)

Ny tenant i Simployer One uten eksisterende data i VismaNet

• Sørg for at alle obligatoriske felt for synkronisering har gyldige verdier i Simployer One

Etter at integrasjonen er satt opp

• Alle nye ansatte opprettes som utkast (draft) i VismaNet

• Etter første synk må utkast-ansatte ansettelsesregistreres manuelt i VismaNet

  • Dette gjøres via Edit Draft → Hire Employee i nytt VismaNet-grensesnitt

• Oppdateringer som skal ha historikk i VismaNet må kun gjøres på aktive/ansatte brukere

• Alle endringer i felter som inngår i synkroniseringen skal gjøres i Simployer One

• Manuelle endringer av disse feltene direkte i VismaNet bør unngås, da Simployer One er master-system

• Ikke slett eller endre ansettelsesdato etter at ansatte er synkronisert til VismaNet

Feilsøking

Ansatt synkroniseres ikke?

Steg 1: Sjekk feilmeldinger

• Se i synklogger etter meldinger som:
  «Skipping this employee. [Field] is missing»

Steg 2: Verifiser påkrevde data

• Gå gjennom sjekklisten for krav til ansattdata ovenfor

Steg 3: Vanlige årsaker
(fortsetter i neste seksjon)

Lønn oppdateres ikke?

Mulige årsaker:

• Ingen aktiv ansettelse – Sjekk om ansettelsen har en sluttdato som ligger tilbake i tid

• Feil utbetalingsperiode – Må være Månedlig, Timelønn eller Årlig (ikke ukentlig o.l.)

• Manglende kompensasjon – Kontroller at det finnes en aktiv kompensasjonsregistrering med beløp

Vanlige feilmeldinger

Fraværsdata
Fraværsdata håndteres via Administrer tid → Eksporter fravær.