FAQ Visma.net Payroll

Endret Wed, 5 Mar ved 11:29 AM

Feilsøking

Person

Når man oppretter en nyansatt i Simployer, og dette kjøres over til Visma – lagres personen som et utkast, slik at man har mulighet til å gjøre eventuelle endringer i ettertid?

Ja, når en nyansatt blir opprettet blir den opprettet med status “utkast“ i Visma.net Employee og kunde må aktivere den ansatte.

Ny person er opprettet i Simployer, men blir ikke overført. Er det obligatoriske data?

Ja, det er en del data som må registreres på en person i Simployer, for at integrasjonen skal overføre. I tillegg må alle stillinger ha en SSB-kode. Disse feltene er:

Fornavn og etternavn
Fødselsnummer eller D-nummer
Hjemmeadresse
Kontonummer (ikke fullt obligatorisk, vil bli satt som kontakt betaling uten)
Ansattnummer
Aktiv stilling (eller fremtidig stilling som starter innen 10 dager fra dagens dato)

Nyansatt starter hos oss om 2 måneder. Vi har registrert personen, men den blir ikke overført. Hvorfor?

Nye personer blir overført når det er 10 eller færre dager igjen til startdatoen på stillingen.

Nyansatt ble registrert i Simployer et par uker etter oppstart og har ikke kommet over til Visma

Integrasjonen sjekker om det er noen nye ansatte som har startdato innen de siste 10 dagene. Hvis det har gått mer enn 10 dager siden startdato, vil ikke personen blir overført til Visma.net Employee, og må registreres manuelt.

Ansatt har sluttet hos oss, men sluttdato er ikke overført til Visma. Hvorfor?

I Simployer må man på en person sette sluttårsak i Størrelser og verdier først, deretter sette sluttdato og sluttårsak på stillingen. Hvis sluttårsak (endreason) mangler i Størrelser og verdier, plukker ikke integrasjonen opp at personen har sluttet. Årsaken kan også være at sluttdato er mer enn 10 dager frem i tid, eller at sluttdato ble lagt inn mer enn 10 dager etter.

Blir kontonummer overført dersom en ansatt har utenlandsk kontonummer?

Nei, integrasjonen overfører kun norske kontonummer. Utenlandske kontonummer må registreres manuelt i Employee.

Vi har personer vi ikke ønsker å overføre til Visma. Er det mulig?

Ja, men man må ha en størrelse og verdi registrert i Simployer. Størrelsen må være “Utelat fra Visma Payroll”. Hvis man da setter verdien Ja på en person, vil ikke denne personen overføres til Visma. Hvis du er usikker på hvordan dette settes opp, kontakt vår support for hjelp.

Ansatt ønsker å endre fornavn/etternavn, men endringen kommer ikke over til Visma.net Employee.

Hvis dere bruker Payslip i Visma.net, har den ansatte en egen bruker for å logge inn i Visma. Da er den ansatte selv som må endre navnet sitt i både Simployer og Visma. Det vises ved at feltet for navn har en rød boks rundt seg.

Fravær

Godkjent søknad i Simployer må endres (f.eks. ferie andre datoer). Hvorfor kommer ikke endringene over?

Vi overfører ikke endringer på allerede godkjent fravær. Endringer må registreres manuelt i Visma Calendar.

Søknaden ble godkjent i Simployer etter at ansatt har hatt fravær. Hvorfor er den ikke overført?

Integrasjonen henter daglig ut godkjent fravær fra de siste 15 dagene. Hvis fraværet er godkjent mer enn 15 dager etter startdato på fraværet, vil det ikke bli overført. Da må fraværet registreres manuelt i Visma Calendar.

Hvorfor har ikke et fravær blitt overført til Visma?

Det kan være forskjellige årsaker til dette. Typiske grunner er:

Søknaden er ikke godkjent eller godkjent mer enn 15 dager etter startdato på fraværet
Fraværskoden er ikke registrert, eller samsvarer ikke mellom systemer
Ansatt har søkt om permisjon med klokkeslett. Hvis klokkeslettene faller utenfor oppsatt arbeidstid i Visma Calendar, vil overføring feile.
Det er allerede registrert fravær i Visma på den dagen, eller feriesaldoen i Visma er tom

Vi har opprettet en ny fraværstype i Simployer/Visma. Hvordan får vi overført fraværet?

Fraværstyper må opprettes i begge systemer for at fravær skal kunne overføres. Sjekk at fraværstypen har samme kode i begge systemer. F.eks. ferie har FE som kode i både Simployer og i Visma.net Calendar.

Etablering

Før oppsett av integrasjonen

Kan man sette opp logikk i Simployer – slik at man vet hva neste ansattnummer skal være eller er dette noe man må gjøre helt manuelt?

Ja, i Simployer er det flere muligheter for å sette opp automatikk av ansattnummer. Enten neste ledige basert på tidligere nummer, eller innenfor en definert serie. Dette kan settes opp per juridisk enhet.

Dersom kunden har kompensasjonsmodulen – vil de da også kunne få overført lønnen til Visma?

Nei, det kan vi ikke