Hur inaktiverar jag en användare i Simployer Classic?

Simployer HRM skiljer mellan en aktiv anställning/tjänst och en aktiv person/användare.

Det innebär att när en anställning eller tjänst har upphört (närmaste chef får som standard en avisering 14 dagar innan tjänsten löper ut) behöver personen även inaktiveras.

En inaktiverad person är inte synlig för medarbetare eller chefer och kan endast sökas fram av en systemadministratör eller personadministratör under menyn Mitt företag. Gå till Personer och välj därefter Inaktiva.

Om du inte inaktiverar en person som inte längre arbetar i organisationen kommer personen fortfarande att kunna logga in i Simployer HRM.

För att inaktivera personen söker du upp personen och väljer Inaktivera i toppmenyn på personsidan (bredvid Om mig).

När du klickar här väljer du sedan Inaktivera i nästa vy. 

I nästa vy visas ett meddelande om att du bör radera känsliga personuppgifter genom att använda Personvernklienten i Simployer HRM.

Du kan klicka på länken för att använda Personvernklienten direkt, men det är ofta lämpligt att vänta en tid – så länge det finns ett berättigat syfte att behålla uppgifterna. Det kan till exempel vara så att personen återvänder till organisationen, och då kan det vara en fördel att uppgifterna fortfarande finns kvar på den inaktiverade personprofilen.

Du bör dock alltid ha fasta rutiner för att använda Personvernklienten i Simployer HRM. På så sätt säkerställer du att organisationen inte sparar personuppgifter längre än vad som är nödvändigt för personer som har avslutat sin anställning.

För att använda Personvernklienten går du till Inställningar → Användaradministration → Radering av användardata.

Läs informationen på informationssidan noggrant innan du fortsätter till själva Personvernklienten. Kontrollera också att du har hämtat ut eventuell information som endast finns lagrad i Simployer HRM innan du raderar användardata, om det finns ett berättigat behov av att spara informationen vidare.